2023年7月11日发(作者：)

Word域解决学位论文排版问题的应用研究

梁双华;段姗姗;董爱民

【摘 要】为实现Word 2010高效排版学位论文,以中国矿业大学博士学位论文排版为例,重点对word域解决图表名称及目录、页眉、参考文献、结尾附录等动智能实现方法进行了探讨,针对正则表达式的高级查找替换功能在编辑图表目录和参考文献样式时的智能应用进行了研究.

【期刊名称】《江苏建筑职业技术学院学报》

【年(卷),期】2019(019)001

【总页数】5页(P57-61)

【关键词】Word域;学位论文排版;正则表达式;查找替换

【作 者】梁双华;段姗姗;董爱民

【作者单位】江苏建筑职业技术学院信电工程学院,江苏徐州221116;江苏建筑职业技术学院信电工程学院,江苏徐州221116;江苏建筑职业技术学院信电工程学院,江苏徐州221116

【正文语种】中 文

【中图分类】G642.477

学位论文具有严格的格式要求,严谨的论文排版需花费大量的时间和精力,目前,微软公司的Word 2010具有所见即所得、简单易学、界面友好、智能化程度高等优点,在学位论文排版中广泛应用;但学位论文排版普遍存在文档自动化程度低,难于再次修改的问题[1- 2],例如,当章节标题内容更改时,页眉中的对应内容不能动态关联;文档中参考文献、图表和公式遗漏需要补插时,其后续编号难以自动更新;参考文献采用尾注标注时,编号的方括号不能批量自动添加等问题;而借助Word域代码和基于正则表达式的查找替换功能[3],可有效地解决上述问题.

本文以中国矿业大学的博士学位论文(以下简称学位论文)为例,研究Word域和基于正则表达式的高级查找替换功能在学位论文排版中的智能应用,实现学位论文的快速统一排版,减轻人力劳动,提高排版效率.

1 排版方案

为保障域代码在学位论文排版中的正确有效使用,论文排版各环节需依据一定的顺序进行编辑,设计如图1所示的论文排版方案：

1)首先应利用分节符和分页符对文档结构进行划分,这是保证页眉和页码正确设置的基础.

2)其次是利用样式和多级列表设置标题大纲级别和标题编号,该步骤是章节目录制作的基础,也是利用域代码实现页眉中一级标题与正文中标题动态关联的关键,还是图表和公式的分章编号的基础.

3)利用题注对图表和公式分章编号,该部分是实现图表目录制作的基础.

4)利用域代码和基于正则表达式的高级查找替换功能实现参考文献和图表目录批量处理.

5)附录及结尾处理独立文档,利用索引目录域实现附录及结尾与正文文档的目录聚合.

图1 学位论文排版方案Fig.1 Typesetting scheme of thesis

2 Word域

域是一种含有Word特殊代码的指令集,其有两种显示形式即域代码和域结果.域代码是由一对大扩号{}、域类型和设定域工作的域指令或开关组成[4].域结果是指域的显示结果,类似数学表达式的值,通常带有灰色底纹.如：域代码：{PAGE*Arabic*MERGEFORMAT}域结果：在此域代码中,域类型是“PAGE”,域特征符合“{}”,域指令“Arabic”,通用域开关“*MERGEFORMAT”.

域的相关操作快捷键[1]：

插入域：Ctrl+F9,或单击菜单“插入→域”.

显示或隐藏域代码：ALT+F9(所有显示)或Shift+F9(单个显示);

更新域：F9 键;

Word 2010 共有90 多个预定义的类,学位论文排版中主要利用PAGE(页码)域、TOC(目录)域、RD(引用文档)域、STYLEREF(链接和引用)域等,另外,多级列表和尾注也是另外一种形式的域.

3 域在学位论文排版中的应用

3.1 页眉与章标题动态关联

学位论文要求：正文部分奇数页页眉为章标题,偶数页页眉为“博士学位论文”;在奇数页眉中可借助STYLEREF域代码可建立标题与页眉之间的动态链接,完成自动维护和更新功能.因此,在奇数页眉中可键入如下域代码：

{STYLEREF"标题1"np*MERGEFORMAT}{STYLEREF"标题1"p*MERGEFORMAT}.第1个域代码表示插入标题编号;第2个域代码表示插入标题名称;

3.2 图表名称及图表目录

1)题注制作图表编号.在撰写学位论文时,常有增减一些插图或表格的操作,而修改之后的所有图表序号都需要重新编排,工作繁琐,题注可有效的解决该问题;题注是“图、表或任何可以被归类的项目”的编号,Word 2010 能够自动维护和更新编号,并且可自动生成目录.

以插入“图1-1”样式的题注为例,其具体步骤为：首先在“引用”面板—“题注”选项卡—点击“插入题注”命令;弹出如图2(a)所示的对话框;然后单击“新建标签”,弹出如图2(b)所示对话框,输入编号前的文字“图”;其次,学位论文中题注的编号是包含章节号的编号样式,因此,点击图2(a)所示“编号”,出现图2(c)所示对话框,勾选“包含章节号”,设置“章节起始样式”为“标题1”,设置“分隔符”为“—(连字符)”;

插入“表1-1”“Figure 1-1”“Table 1-1”样式的题注与此类似,不再赘述;当插入或删除某个题注之后,选择其他待更正的题注,单击鼠标右键,选择“更新域”即可完成编号的修正.

图2 题注制作图表编号Fig.2 Chart number made by caption

2)图表目录制作.学位论文图目录格式见表1,而在题注面板中直接插入图表目录无法实现该效果,为提高制作效率,需要借助查找替换工具中的正则表达式和Excel表格隔行插入功能实现;以制作学位论文的图目录为例,其具体实现步骤如下：

表1 学位论文图目录格式Tab.1 Directory format of thesis map____图 序 号___________________________________图__名___称_____________________页___码_图1-1 论文研究框架-11-Figure 1-1 Research Framework of this Paper -11-图1-12 研究技术路线 -12-Figure 1-2 Technical route of the research -12-______……_______________________…__…______________________…__…___

第1步,插入图目录;在“引用”面板—“题注”选项卡—点击“插入表命令”;自动生成如图3所示的目录.

图3 图表目录Fig.3 Chart catalog

第2步,查找替换中利用正则表达式,提取图编号,例如“图1-1、图1-2、图1-m、……图n-m、”提取出来：选择自动生成的目录(如图3(a)所示),打开查找和替换对话框,在查找选项卡中的查找内容选项中键入：“＜图[0-9]{1,}-[0-9]{1,}”,搜索选项中,勾选“使用通配符”(如图4(a)所示);点击“在以下项中查找”下拉菜单——选择“当前所选内容”,将所选内容剪切,然后粘贴至Excel表格的第1列.

第3步,提取自动生成目录中的页码;在查找选项卡中的查找内容选项中键入：“＜-[0-9]{1,}-”,搜索选项中,勾选“使用通配符”(如图4(b)所示);点击“在以下项中查找”下拉菜单—选择“当前所选内容”,将所选内容剪切,然后粘贴至Excel表格的第三列.

图4 基于正则表达式的高级查找替换Fig.4 Advanced lookup replacement

based on regular expressions

第4步,删除制表符：选择自动生成的目录中剩余的内容,在查找选项卡中的查找内容选项中键入：“^t”,搜索选项中,勾选“使用通配符”;点击“在以下项中查找”下拉菜单—选择“当前所选内容”,将所选内容删除.

第5步,将自动生成的目录中剩余的部分,全部选中,剪贴至Excel表格中的第二列.

第6步,将步骤2中查找框内容更改为“＜Figure[0-9]{1,}-[0-9]{1,}”后,重复上述1—5步得到图的对应的英文编号和名称：例如“Figure1-1、Figure1-2、Figure1-m、……Figure n-m”,依次放置在Excel表格的第D、E、F列中.

第7步,将每条记录之间插入一行空行,结果如图5所示.

图5 Excel中目录处理Fig.5 Catalog processing by Excel

第八步,使用Excel表格选择性粘贴中的“跳过空单元”方法,见表1.具体方法为：复制英文图名区域,将光标定位在A2单元格(如图4所示)中,选择“选择性粘贴”命令,在该对话框中(如图6所示),勾选“跳过空单元”,点击“确定”按钮,完成设置.

图6 选择性粘贴对话框Fig.6 Selective paste dialog

3.3 参考文献

利用尾注制作参考文献,涉及文献的单次引用和交叉引用以及文献的编号括号的批量添加等内容设置.

1)单次引用文献.利用尾注制作参考文献,设置相关参数如图7 所示,若在正文中同一位置引用多篇文献,只能是[1,2,3]的上标形式,而学位论文要求的是[1-3]的上标形式,此时,可借助“字体”面板中的“效果”—“隐藏”功能来实现.

图7 尾注Fig.7 Endnote

2)重复引用文献.同一篇参考文献会在正文中多次引用,此时可用Word的交叉引用命令处理,将光标定位在正文中,执行“引用”→“交叉引用”命令,如图8所示,在“引用类型”下拉菜单中选择“尾注”,此时,在窗口的下半部分出现已著录过的参考文献;在“引用内容”栏的下拉菜单中,选择“尾注编号(带格式)”;找到需再次引用的参考文献,点击插入即可.

在进行增减引文文献操作时,交叉引用文献标注的原序号暂时不会自动变化,此时,选择涉及交叉引用的段落,按快捷键F9或者右键→“更新域”即可完成更新.

图8 尾注交叉引用Fig.8 Cross reference of endnote

3)编号批量添加方括号.通过上述方法添加的自动编号,不带方括号“[]”,这不符合学位论文要求,因此,将尾注生成如[1]、[2]等样式;操作步骤如下：

首先打开“查找和替换”对话框,相关设置如图9所示,在“查找内容”框中：“^e”,表示查找尾注,替换框中：“[^&]”表示将查找框中的内容添加方括号,点击对话框中的“全部替换”命令,即可完成正文中及文档结尾的参考文献方括号的添加.然后将尾注编号的上标格式变成正常格式.

图9 参考文献批量添加方括号Fig.9 Batch add square brackets for references

3.4 附录结尾

学位论文的附录和结尾包含的主要内容是作者简介、学位论文原创性声明和学位论文数据集等内容,其位置是在参考文献列表之后;为便于参考文献的处理,将尾注和附录处理为独立文档,因此,涉及将附录结尾标题聚合到正文文档目录中的问题处理;该问题可通过TOC(目录)域和RD(引用文档)域命令来实现.假定在C 盘My

Documents文件夹下有“正文文档.docx”和“附录结尾.docx”两个文档,在主文档目录页中,键入如下域命令：

{TOC}

{RD C：My Documents附录结尾.docx}

其中,{TOC}域表示根据文档中的标题样式创建目录;{RD}域则是用以指定合并目录时所要包含(引用)的文档,其中路径要用双反斜杠进行分隔.

4 结论

本文主要讨论了域代码结合基于正则表达式的高级查找替换功能在学位论文排版中的应用,其中重点探讨了页眉与章标题的动态关联和图表目录的制作、参考文献编辑以及附录结尾独立文档与正文文档聚合等内容,但基于多级列表和标题样式设置章节编号和标题也是学位论文排版的重点,限于篇幅未做详细介绍.将本文提出的排版方案和排版策略进行排版测试,排版效率和正确率都有显著提高,但对操作者的水平有一定的要求.

【相关文献】

[1] 张慧萍.使用Word轻松编排学位论文[J].科技情报开发与经济,2010,20(5)：41-42.

[2] 王华菊,陈竹,金丹,等.应用Word 排版的经验技巧[J].编辑学报,2011,23(1)：95-97.

[3] 李兵哲.正则表达式在Word中的应用[J].现代计算机(专业版),2014,21(7)：35-38.

[4] 杨华.Word中的域及其应用[J].科技创新导报,2013(7)：42.

[5] 张恩胜,回玉林.计算机批阅文字编辑排版试题的实现技术[J].辽宁大学学报(自然科学版),2010,27(1)：59-61.

[6] 张瑞碧.Word在硕博士论文排版中的几点突出应用[J].现代企业教育,2007(2)：188-189.

[7] 闫保权,熊军林.计算机应用基础实用教程[M].北京：北京理工大学出版社,2012.

[8] 刘影,邓海生.浅谈学士学位论文排版方法及技巧：以西京学院为例[J].电子世界,2018,(13)：201-202.