2024年2月8日发(作者：)

如何做好化妆品的供应商管理？

来自：《北京市化妆品物料供应商工作指南》

为进一步提高化妆品企业物料管理的规范性，切实做好化妆品全过程掌握，帮助企业建立化妆品物料管理和溯源机制，完善质量管理体系。必需要做好供应商的管理，才能做好化妆品全过程的源头掌握。

一、物料、原料、包装材料定义：

▪物料是指化妆品生产制造过程中所使用的原料和包装材料；

▪原料是指生产制造化妆品使用并在终产品中存在的物质；

▪包装材料是指接触化妆品原料或化妆品的包装容器材料；

化妆品注册人、备案人、受托生产企业应建立与所使用物料相相宜的供应商审核和管理体系，对供应商进行遴选、验证、评价、增补、退出等环节的系统化管理。

二、化妆品供应商遴选：

化妆品注册人、备案人、受托生产企业应制定供应商准入要求，建立供应商档案。对供应商生产/经营状况、生产力量、质量保证体系、产品质量、供货期等相关内容进行审核。

供应商的审核形式可依据实际状况采纳以下两种方式：

▪ 资料审核

▪ 现场审核

01-开展供应商资料审核至少包括：

①供应商持有的合法且有效的资质证明文件，如营业执照、生

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产许可证等；

②供应商的质量管理体系文件；

③供应物料的种类和规格清单；

④供应物料的质量规格文件；

⑤供应物料的生产原理、生产过程简述或简图；

⑥供应物料的执行标准和检验标准

⑦与供应物料同批次的合格检验报告；

⑧执行的与物料质量和平安性相关的管理制度清单或保障措施的概述；

⑨能够证明供应物料符合化妆品法律法规、产业政策、强制性国家标准和技术文件要求的其他资料。

进口物料还需审核物料通关证明文件以及物料经原产国/原产地政府主管部门批准的允许生产使用或在物料原产国/原产地已上市使用的证明文件。

化妆品原料的供应商，应对其供应的原料的合规性进行审核，属于危急化学品范畴的原料，应核实供应商符合平安生产相关要求的证明文件；可能造成环境污染的原料，应核实供应商符合环境爱护相关要求的证明文件。

化妆品包装材料的供应商，应对其供应的包装材料合规性进行您审核，包装材料涉及商标、条形码印刷的，还应供应供应商印刷商标、条形码的相关资质证明文件。

02-开展供应商现场审核：

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开呈现场审核前应制定明确的审核方案并告知供应商，经双方确认后开呈现场审核。

现场审核应优先选择与物料质量和平安直接相关的生产环节进行，如生产车间、库房、检验室等。现场审核内容包括生产环境、工艺流程、生产记录、出入库记录、检验记录等化妆品注册人、备案人、受托生产企业对已完成审核的供应商应做出审核结论，可根据审核结论设立供应商等级，建立合格供应商清单。

留意点：

①现场审核的过程不得对供应商的生产操作和产品质量产生干扰；审核人员应根据供应商的相关管理制度进入生产操作区域。

②现场审核过程中，需经供应商同意后收集相关资料、信息（文件复印件、录音、拍照、录像等）。

③所收集到的相关资料、信息需获得供应商同意后用于其他商业用途。

三、开展供应商持续评估审核

1. 化妆品注册人、备案人、受托生产企业可依据物料管理状况建立评估制度，对供应商定期进行综合评价。对供应产品质量、交货力量、技术水平、产品合格率等方面进行评估。

2. 化妆品注册人、备案人、受托生产企业可依据实际状况对供应商根据时间或物料供应频率开展审核，原则上每年度审核次数不超过2次，因供应商发生较大变动的情形除外。

3. 对关键物料应建立对应的关键物料供应商名录，并对关键物

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料供应商质量保证力量进行重点审核，必要时还应开呈现场审核。对其他供应商也可依据物料的供应与使用状况开呈现场审核。

4. 审核结论尚未到达合格的但供应物料品质不影响化妆品平安性的供应商，化妆品注册人、备案人、受托生产企业可将其列入待定供应商名录。

5. 审核结论尚未到达合格或者有严峻违法行为，应将供应商列为不合格供应商；已存在合作关系的，应准时终止相关合作。

5. 化妆品注册人、备案人、受托生产企业对供应商供应的物料应建立并执行物料审查制度，物料进货查验记录制度、与供应商和物料使用过程关联的溯源机制。

通过供应商准入审核和持续评估审核，确保化妆品注册人、备案人、受托生产企业的供应商是合格供应商供应质量平安的物料，并持续不断供应优质的物料。

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