2023年7月19日发(作者：)

城市商业银行电子档案管理实施办法

第一章 总则

第一条 为规范电子档案管理工作，确保电子档案的安全保管和有效利用，根据国家档案局《企业电子文件归档与电子档案管理指南》、《档案工作管理规定》等制度规范，制定本细则。

第二条 电子档案是指我行在各项经营管理活动过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的具有保存价值的各种电子文件、信息记录及其元数据。

第三条 电子档案是我行综合档案管理体系的重要组成部分，在维护我行合法权益、防范业务风险、保障业务工作安全稳健运营等方面具有重要支持与保障作用。

第四条 电子档案管理以真实、可靠、完整、可用为目标，贯彻全程管理、前端控制、统一管理原则。

真实是指电子档案能够被证实与其本来内容相符；确由生成者或发送者生成或发送；在其所称的生成或发送时间内生成或发送。

可靠是指电子档案的内容完全和正确的表达其所反映的事物、活动或事实的性质。

完整是指电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。

可用是指电子档案能够得以检索、呈现和理解的性质。

- 1 - 第五条 电子档案管理工作应纳入我行信息化建设和档案工作规划，实行统一规划、分工负责。

第六条 本细则适用于XX银行山东分行各级分支机构。

第二章 部门职责

第七条 电子档案管理工作部门分工

（一）办公室负责电子档案管理工作业务层面的组织、领导、制度建设以及日常管理等工作。

（二）信息科技部门负责电子档案管理工作技术层面的系统、软硬件维护及技术支持等工作。

（三）电子档案形成部门负责提出本部门电子档案归档需求，提供相关业务基础数据信息，对本专业需要数字化管理的档案进行扫描，对载体形式的电子档案进行收集、移交，配合办公室综合档案管理部门完成归档工作。

（四） 运行管理部门负责会计电子档案的保管和提供利用。

第八条 各机构办公室职责

（一） 省行办公室负责本级行电子档案的保管和提供利用；组织落实和检查所辖行综合档案管理系统的推广应用工作。

（二）二级分行办公室(综合管理部）负责本机构电子档案的保管和提供利用；对电子档案形成部门的档案收集、整理、扫描和归档等相关工作进行指导检查。

第九条 各机构信息科技部门职责

- 2 - （一）省行信息科技部门负责本级行电子影像与文档服务平台的搭建、软硬件设备日常维护、数据备份、技术支持和电子档案离线等工作。

（二）二级分行信息科技部门负责本级行综合档案管理系统应用过程中软硬件设备维护、技术支持等相关工作。

第十条 各机构办公室和信息科技部门应设定专门的岗位和人员负责电子档案管理工作，并纳入岗位责任制进行考核。

第十一条 各机构办公室应根据电子档案管理工作的需要，配备熟悉银行业务、较好计算机应用水平、具有较强协调组织能力的档案人员，确保电子档案管理工作顺利进行。

第三章 电子文件的归档

第十二条 归档方式。电子文件的归档分为两种方式：在线电子文件归档、载体形式电子文件归档。

在线电子档案归档：利用业务处理系统的归档功能或后期档案数字化处理系统，自动将电子文件传递至综合档案管理系统进行归档。

载体形式电子档案归档：由形成部门收集、整理好后，以光盘、硬盘等载体形式定期向办公室综合档案管理部门移交。

第十三条 管理类电子文件归档时间应为次年6月30日前；业务系统形成的电子文件可根据业务的特点确定归档时间，但最长不得超过一年(财务会计档案除外)。

- 3 - 第十四条 为了保证长期可读性，电子文件格式应符合以下标准：

（一）用文字处理技术形成的文字型电子文件，应以PDF、XML、TXT为通用格式。

（二）用扫描仪、数码相机等设备获得的图像电子文件，应以JPEG、JPG、TIFF（TIF）、GIF、BMP为通用格式。

（三）用视频或多媒体设备获得的多媒体电子文件，应以MPEG、AVI为通用格式。

（四）用音频设备获得的声音电子文件，应以WAV、MP3为通用格式。

电子文件在业务系统生成、流转过程中无法采用上述格式标准的，要在业务系统中设计格式转换功能，确保在归档环节将其转换为标准格式，归档至综合档案管理系统。如确实无法转换的，要将相应阅读、显示软件系统及其软件运行需要的专用硬件一并归档办公室综合档案管理部门。

第十五条 各业务系统均要设计电子文件归档接口，归档接口应与业务系统同设计、同开发、同测试、同步实施。业务系统归档接口应具备以下功能：

（一）对待归档的电子文件及其元数据的真实性、可靠性、完整性、可用性进行检测，防止存在瑕疵的电子文件归档。

（二）归档前将待归档电子文件及其元数据按指定格式封装成归档数据包。

- 4 - （三）将封装好的归档数据包传输至指定位置，传输过程中归档数据包信息不丢失、不被非法更改。

（四）接收归档数据包接收方的反馈信息，包括归档成功消息与失败消息。

（五）对归档成功的电子文件进行已归档标记以防止重复归档，并能取消标记在人工干预下重新归档。

第十六条 接收电子文件归档的综合档案管理系统接口要具备以下功能：

（一）向业务系统发送归档数据包存储位置信息。

（二）接收业务系统传递来的数据包。

（三）对归档数据包进行正确解析，并将解析后电子文件及其元数据存储在指定位置。

（四）向业务系统发送电子文件归档成功或失败消息。

（五）在归档数据包接收、解析和数据存储等过程中，信息不丢失、不被非法篡改。

第十七条 为了提高利用效率，节约存储成本，应尽量利用文字处理技术生成电子档案。

第十八条 采用载体形式归档的，电子档案形成部门应在移交前填写光盘标签（附件一）和《电子档案归档登记表》（附件二），办公室综合档案管理部门对电子档案载体检测完毕，确认无误后，填写《电子档案接收检测表》（附件三）。《电子档案归档登记表》、《电子档案接收检测表》须经双方有关人员签字确认，各执一份

- 5 - 留存。

第十九条 电子文件的归档范围参照纸质档案执行。为了确保电子档案的长期可读性，在归档电子文件的同时，还需以载体形式归档相应的支持软件、参数和其他相关数据。

第二十条 具有永久保存价值和重要的电子档案，必须制成纸质件归档。

第四章 综合档案管理系统建设

第二十一条 综合档案管理系统是我行各类业务系统产生的或后期数字化形成的电子档案存储利用平台，支持各类业务档案影像扫描、业务处理中影像调用和档案管理工作。综合档案管理系统建设遵循“统一规划、统一开发、统一标准、统一选型”的原则。

第二十二条 综合档案管理系统应具备以下功能：

（一）系统配置管理功能，包括分类方案管理、档号规则管理、保管期限表管理、元数据方案管理、门类定义等。

（二）电子档案管理功能，包括电子档案及其元数据的采集、登记、分类、编目、命名、存储、利用、统计、鉴定、销毁、移交、备份、报表管理等。

（三）电子档案安全管理功能，包括身份认证、权限管理、跟踪审计、生成固化信息等。

（四）系统管理功能，包括系统参数管理、系统用户和资源

- 6 - 管理、系统功能配置、操作权限分配、时间报告等。

（五）各门类纸质档案管理功能，包括对电子档案和纸质档案同步编目、排序、编制档号等。

第二十三条 为确保电子档案真实、完整和长期可识别性，并与纸质档案保持一致，综合档案管理系统应实现：

（一）确保电子档案保存完整且不能修改，对电子档案进行的任何非常规改动均能记录在相关的元数据中；能维持系统中电子档案及其元数据的技术、结构和关系的完整性。

（二）能够进行访问控制，对电子档案的操作者进行可靠的身份识别、权限控制。

（三）设置符合安全要求的操作日志，实时自动记录电子文件生成、处理和档案管理过程中各环节的操作人员、时间和具体操作项目等内容。

（三）对数字化的印章、签名等采取防止非法使用的措施。

（四）采用先进的图像压缩技术，确保电子档案影像清晰并具有较小的存储量。

（五）确保电子影像与其目录信息一一对应。

（六）文件格式和图像格式应符合电子档案生成标准。

（七）能够对电子档案管理过程元数据进行有效管理，包括：对电子档案实施的管理操作能生成不可更改的元数据；元数据管理功能无需人工干预便可追踪事件并存储元数据；导出电子档案不影响已形成的元数据；能够对违规行为或未遂的违规行为予以

- 7 - 识别并记录等。

（八）能够追踪电子档案的移动，具有追踪功能以监控和记录有关电子档案的位置及其移动信息，这些信息包括：电子档案移动发送或接收的时间、实施该项移动操作的用户等。

第五章 电子档案管理

第二十四条 档案管理部门对业务部门移交的电子文件或电子档案应进行审核，并进行真实性、可靠性、完整性和可用性的检测，检测合格后方可接收。

采用在线电子档案归档的，办公室综合档案管理部门须对以下内容审核无误后再进行归档操作，审核内容包括：电子档案内容、附件与目录信息是否一致；影像电子档案是否完整，与纸质档案是否一致；电子档案影像是否清晰。

采用载体形式归档的，办公室综合档案管理部门在接收载体形式电子档案时，须对载体进行检测，合格率达到100%方可接收，检测项目包括：能否正常机读；有无病毒感染；载体有无划痕、是否清洁。

第二十五条 电子档案下线是指电子档案在综合档案管理系统中保存一定时间后，将其下载的操作。要科学合理设计下线电子档案管理方案，按规定时间分专业下线，确保下线电子档案查询方式与在线档案查询方式保持一致。

第二十六条 电子档案在线时限由各业务部门根据本专业特

- 8 - 点提出，经电子档案业务主管部门审核后确定。

第二十七条 科技部门要定期将下线电子档案移交至电子档案形成行的办公室综合档案管理部门和会计档案缩微部门集中保管。下线电子档案应采用光盘存储，光盘一式两份，一份封存，一份提供利用。重要电子档案应进行一式三套离线存储，并分散在不同的地点保存。

第二十八条 下线电子档案的移交、保管、借阅等按照本办法中载体形式电子档案的有关条款执行。

第二十九条 要设计可靠、完备的措施和预案，确保综合档案管理系统在出现问题后能够及时恢复运转并保证电子档案数据不丢失。

第三十条 科技部门配合办公室综合档案管理部门每年对电子档案的读取、处理软硬件设备的更新情况进行一次检查，检查记录应及时归档。

第三十一条 更新综合档案管理系统的设备环境时，应确保新设备的兼容性。如不兼容，应对电子档案载体进行转换。

第三十二条 电子档案载体的保管应注意以下问题：

（一）应做防写处理。不得擦、划、触摸记录图层。

（二）单片载体应装盒，竖立存放，避免挤压。

（三）存放地点应远离磁场、强热源，并与有害气体隔离。

（四）存放环境温度选定范围：17°C至20°C；相对湿度选定范围：35%至45%。

- 9 - 第三十三条 对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。检查记录须归档保存。磁性载体的电子档案，每4年转存一次。

第三十四条 要每年对电子档案进行存储格式评估和抽检，形成评估报告和抽检记录；对存在不能持续可读状况的电子档案进行及时迁移，或采用环境虚拟、封装等经过评估的技术延长其可读时间以保证其持续可读。

第三十五条 电子档案的迁移。出现以下情况时，应实施电子档案及其元数据的转换或迁移：

（一）电子档案当前格式将被淘汰或失去技术支持时，应实施电子档案或元数据的格式转换。

（二）因技术更新、介质检测不合格等原因需更换离线存储介质时，应实施电子档案或元数据离线存储介质的转换。

（三）支撑综合档案管理系统运行的操作系统、数据库管理系统、台式计算机、服务器、磁盘阵列等主要系统硬件、基础软件等设备升级、更新时，应实施综合档案管理系统、电子档案及其元数据的迁移。

电子档案及其元数据的转换、迁移过程中应确保电子档案核心信息不丢失，要将迁移过程记录于电子档案管理过程元数据中。迁移完成后，迁移前的电子档案及其元数据应继续保存3年。

第三十六条 存放电子档案的服务器要与国际互联网物理隔

- 10 - 离，并按优先级的顺序，至少配备以下软硬件设备中的一种：安全服务器、防火墙、防病毒软件，以保证电子档案数据不被病毒、黑客破坏。防病毒软件应及时更新。

第六章 元数据管理

第三十七条 元数据是指描述数据属性的信息，是数据的数据，主要用来支持如指示存储位置、资源查找、文件记录等功能。

第三十八条 元数据是电子文件、电子档案不可或缺的组成部分，在电子文件归档和电子档案管理中具有重要作用，应与电子文件同时归档。

第三十九条 系统开发时应对元数据捕获节点进行规划，明确业务系统、综合档案管理系统需捕获的元数据项及其捕获方式。

（一）下列元数据应在业务系统捕获：题名、说明题名文字、文件编号、日期、文种、紧急程度、主送、抄送、密级、保密期限、件数、页数、语种、格式信息、计算机文件名、文件大小、文档创建程序、信息系统描述、数字化对象形态、扫描分辨率、色彩模式、图像压缩方案、电子签名数据等。

（二）下列元数据应在综合档案管理系统中生成或捕获：档案机构名称、代码、全宗名称、全宗号、目录号、年度、保管期限、卷号、件号、页号、摘要、当前位置、脱机载体编号、脱机载体存址、缩微号。

（三）下列元数据在业务系统和综合档案管理系统任何一方

- 11 - 形成和捕获均可：主题词、关键词、人名、机构或问题、类别号、分类号、知识产权说明、授权对象、授权行为、控制标识。

第七章 电子档案的利用与销毁

第四十条 各机构在利用档案时，如无特殊需要，应优先使用电子档案。

第四十一条 电子档案利用者使用综合档案管理系统查阅档案时，必须以合法的身份进入，并在权限范围内查阅。如越权查阅，应提出书面申请，经办公室综合档案管理部门审核同意后，在规定时间内开放越权权限，超过规定时间须及时收回权限。书面申请与档案借阅登记簿应一并保存备查。

权限的划定及越权申请程序参照相应的纸质档案规定执行。

第四十二条 电子档案利用者未经批准不得下载电子档案，如确需下载应经档案部门同意。

第四十三条 借阅电子档案，参照相应纸质档案借阅的有关规定履行借阅登记手续。

第四十四条 电子档案载体原始件不得外借，利用时只能提供拷贝件。

第四十五条 档案利用者借阅期内应安全保管所借电子档案，不得以任何方式擅自复制，如确需复制，须经办公室综合档案管理部门同意。

第四十六条 利用涉密电子档案必须按照国家或我行有关保

- 12 - 密规定执行，确保涉密电子档案安全。

第四十七条 电子档案的销毁程序参照相应纸质档案的规定执行，销毁时应确保电子档案数据在系统中彻底清除，对电子档案载体进行粉碎处理。

第四十八条 电子档案保管期限参照相应的纸质档案执行，但可适当延长其保管期限。

第八章 附 则

第四十九条 本细则中关于会计电子档案管理的未尽事宜，应按照会计档案管理有关制度办法执行。

第五十条 本细则自 年 月 日起施行。

附件：一、光盘标签

二、电子档案归档登记表

三、电子档案归档移交、接收检验登记表

- 13 - 附件一：

光盘标签

光盘编号

档案内容

××年××月至××年××月

××类档案

下载时间 ××年××月××日 下载人员

备注

注：除光盘编号项由档案部门填写，其他各项由移交部门负责填写。

- 14 - 附件二：

电子档案归档登记表

文件

形成部门

特征

归档日期

内容：

支持

软件

参数

和其

他相

数量：

关数

据

文件内容

文件

内容

文件格式

特征

文件载体

移交人

数 量

备份数

移交部门

接收部门

日期

载体类型

文

件

移交人电话

交

接

接收人

- 15 - 附件三：

电子档案归档移交 接收检验登记表

单位

项目

载体外观检验

病毒检验

真实性检验

完整性检验

有效性检验

技术方法与相关

软件资料、说明检验

审核人（签名）

年 月 日 年 月 日

单位（签章）：

年 月 日 年 月 日

移交单位

审核结果

接收单位

审核结果

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