2023年7月4日发(作者：)

Access与Word、Excel的数据交流

杨惠英

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邵晨光2

（1．东北电力学院 吉林 吉林 132002 2．北京师范大学 北京 北京）

摘 要：

Access是较流行的关系数据库，不用编程直接用所提供的菜单命令就能方便、快捷地实现诸如数据录入、建立各种查询、各种数据统计、打印简单格式报表等工作。而用户普遍习惯于使用Word或Excel录入处理数据或输出格式复杂的报表。为了实现数据共享，需要在 Access与Word、Excel间进行数据交流。通过实践探索和总结在此简单介绍几种常用的Access与Word、Excel数据交流的方法。

关 键 词：Access；Word；Excel；数据交流

Office组件之一的Access是一关系数据库，其功能较强并且使用方便、操作简单，是较流行的数据库系统。特点是不用编程直接用所提供的菜单命令就能方便、快捷地实现诸如数据录入、建立各种查询、各种数据统计、打印简单格式报表等工作，因此在办公自动化中应用很普遍。但Access也存在着如报表输出格式比较简单等不足之处，有时不能满足用户的要求。一般办公人员普遍习惯使用Word或Excel录入数据或输出格式美观的报表。为了发挥各自的优势提高工作效率，需要在他们之间能够实现数据共享，也就是要在 Access与Word、Excel间进行数据交流。Access与Word、Excel同为Office软件包的组件，相互间是可以方便的进行数据交流的。在此简单介绍通过实践总结出的Access与Word、Excel常用的数据交流方法。

一、在word中利用Access 数据

1．利用剪贴板

在Access中，打开要转换的表或者查询项，用鼠标选择一组记录或选择一组字段；再单击工具栏上的“复制”按钮，将所选内容复制到剪贴板中，随后再打开Word，单击工具栏上的“粘贴”按钮，即可将Access中表或者查询项复制成Word中的表格。

2．利用导出的RTF文件

在Access中，打开要转换的表或者查询，执行“文件→导出”菜单命令，将“保存类型”指定为“RTF 格式”。在Word中，执行“文件→打开”菜单命令或者直接按下工具栏上的“打开”按钮，在弹出的“打开”对话框中，指定“文件类型”为“RTF格式”，找到前面保存的RTF文件打开。

3．直接插入数据库

在Word中，单击“视图→工具栏→数据库”菜单命令。单击新增加出来的“数据库”工具栏上的“插入数据库”按钮，在随后打开的“数据库”对话框中，按下“获取数据”标签按钮，将文件类型指定为“Access数据库”，选中一个数据库文件中的表或者查询，再单击“插入数据”标签按钮。

二、在Access中利用word 数据

在Word中可以对Access转换过来的表格自如地进行编辑，然后再将处理好的表格重新导入Access中，这是实际工作中常用的一种作法。可以通过两种方式在Access中使用Word表格的数据：

1．利用剪贴板

在Word中选中表格的若干行或若干列，单击工具栏上的“复制”按钮，然后再打开Access中的表或者查询项，按下工具栏上的“粘贴”按钮将表格数据粘贴过来。

2．通过文本文件过渡

在Word中选中表格，依次执行“表格→转换→表格转换成文本”，然后点击“另存为”命令，并指定“保存类型”为“纯文本”。在Access中依次执行：“文件→获取外部数据→导入”，选定前面保存的文本文件，按“导入”按钮。按“导入文本向导”进行操作即可。

三、在Excel中利用Access 数据

1．利用剪贴板 在Access中，打开要转换的表或者查询项，将鼠标指针拖过所选记录的行选择器（在窗口的最左端，当鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向右方向的箭头），可以选择一组记录；将鼠标指针拖过所选字段的字段选择器（在窗口的最上端，当鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向下方向的箭头），可以选择一组字段；当用鼠标单击左上角的字段选择器和行选择器的交叉处时，可选中所有记录或者说是选中所有字段。进行上述三种情况之一的选择以后，再单击工具栏上的“复制”按钮，将所选内容复制到剪贴板中。随后打开Excel并选定要插入表或查询的位置,单击工具栏上的“粘贴”按钮，即可将Access中表或者查询项复制成Excel中的表格。

2．直接打开Access数据表

Excel可以打开由不同应用程序建立的文件，Excel自动将这些文件转换为Excel格式。在Excel中打开Access数据表步骤是：单击“打开”工具按钮或依次单击“文件→打开”，在弹出的“打开文件”对话框中，选择“文件类型列表”为“Access数据库(*.mdb)”,再选择Access数据库文件名，单击“确定”。在随后的“选择表格”对话框中选择要打开的数据表，单击“确定”。

3．利用文本文件过渡

分两步进行，第一步：在Access中将Excel要用的数据表按文本格式导出。方法是，在Access

中依次执行“文件→导出”在导出对话框中选定“保存类型”为“文本文件（*.txt）”，选择“文件名”为要导出的数据库名。单击“全部导出”或“保存内容”。按弹出的“导出文本向导”确定选项，最后单击“完成”按钮。第二步：打开Excel执行“文件→打开”菜单命令或者直接按工具栏上的“打开”按钮，在“打开文件”对话框中选定“文件类型”为“文本文件（*.txt）”，文件名为上面在Access中导出的文本文件名。单击“打开”按钮，在随后弹出的“导入文本向导”中确定相关选项，最后单击“完成”按钮。“

四、在Access中利用Excel数据

1．利用剪贴板

在Excel中打开要复制的表，选取要复制的区域，单击“复制”按钮，将所选内容复制到剪贴板中。随后在Access中打开要插入的数据库和表，并在数据表中选定要插入的位置,单击

“粘贴”按钮，即可将Excel中的表复制到Access表中。

2．直接打开或导入Excel表

在Access中不仅可以采用不同的方式创建表，还具有访问不同文件格式数据的能力，如果数据已经以Excel文件格式存在，可不必将数据重新输入到Access数据库中，Access可以用直接打开或导入的方法使用Excel格式的数据。

具体操作步骤是，依次执行：“文件→打开”或“文件→获取外部数据→导入”，在“打开文件”或“导入”对话框中选定“文件类型”为“Microsoft Excel（*.xls）”，选定要打开或导入的Excel表文件名。单击“打开”或“导入”按钮，分别弹出“链接数据向导”和“导入数据表向导”。分别在各自的向导中选定相应的选项，最后单击“打开”或“导入”按钮。从而完成直接打开或导入Excel表。

３．利用链接

依次执行：“文件→获取外部数据→链接表”，将“文件类型”指定为“Microsoft Excel（*.xls）”，找到相应的表后选定将其链接进来。链接的表在数据库窗口中会以特殊的图标显示，即在图标前添加一个小箭头。和直接导入的区别在于，链接进来的表的数据会随原始表数据同步变化，而导入则不会。

4．通过文本文件过渡

操作过程基本与上述“利用文本文件过渡”相似，在此不再赘述。

Access系统功能强而操作简单，特别适合一些小型的数据管理工作。如用在教学教务管理方面，不用编程直接用Access所提供的菜单命令就能方便、快捷地完成诸如，数据录入存储、建立各种查询、进行各种统计、打印简单格式的报表等数据处理工作。因而特别适合那些不熟悉编程的管理人员，利用这种简单的方式完成日常的数据管理工作。将Access与Word、Excel结合起来使用，取长补短发挥各自的优势，有利于普及计算机的使用达到提高工作效率的目的。

作者简介：杨惠英（1958—）,女,吉林市人,东北电力学院副教授

邵晨光（1985—）,男,吉林市人,北京师范大学信息科学学院。