2024年4月18日发(作者：)

武汉市文书类电子档案著录与数据格式规范

（试行）

为统一、规范我市文书类电子档案著录与数据格式，实

现档案检索自动化与共享利用，现依据《档号编制规则》

（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、

《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）、《文书

档案案卷格式》（GB/T9705-2008）、《文书类电子文件元

数据方案》（DA/T46-2009）、《归档文件整理规则》

（DA/T22-2015）等标准，制定本规范。

一、适用范围

本规范适用于我市各级国家综合档案馆、部门馆、专业

馆及应向综合档案馆移交档案的党政机关、社会团体与企业

事业单位，其他单位可参照执行。

本规范所称文书类电子档案是指具有凭证、查考和保存

价值并归档保存的、反映党务、政务、生产经营管理等各项

管理活动的电子文件。文书类电子档案包括数字化的纸质文

书档案和原生的文书类电子档案。

本规范规定了按卷、件整理的文书类电子档案的著录项

目。确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性和长期可

读性的元数据项，暂不列入本规范之内，按国家有关规定执

行。本规范所称“件”是指档案保管的最小单位，一般以每

份文件为一件。

— 1 —

二、著录项描述

本规范从5个方面对著录项目进行描述，包括：

定义：对著录项含义的描述。

著录要求：对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。

约束性：由著录项创建的数据库字段是否赋值的强制程

度，分“必填”、“选填”。“必填”表示此著录项必须赋

值，不可为空；“选填”表示此著录项目有值则必须赋值，

无则为空。

数据类型：该著录项作为目录数据库数据字段的基本属

性，分字符型、数值型等。

数据长度：该著录项作为目录数据库数据字段的长度。

三、著录项目

本规范所规定的著录项目主要用于揭示文书类电子档

案的内容与形式特征。共34项组成，分别为标识项、内容

描述项、形式特征项、管理与权限项、附注项。

四、著录项定义与著录格式

（一）标识项

1.档号

档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式

赋予档案的、用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

档号具有唯一性，不能有重复的档号。著录时不要改变

实体档案赋予档号的核心结构。

— 2 —