2024年4月3日发(作者：搜狗汉语拼音输入法)

文件管理制度(集合15篇)

文件管理制度1

一、一般

1.技术文件是我们公司的核心秘密，是我们公司持续发展和在市场上坚持强

势竞争力的有力保证，公司的技术文件归公司所有。

2、为规范公司技术文件管理，明确文件编制的准确性、完整性、技术文件

编制、签名、变更、保存等相关资料，确保技术文件的准确性和有效管理，特制

定本制度。

3、适用范围：适用于本厂技术文件管理。

二、技术文件的编制

1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术文

件和技术资料。

具体包括：

1)开发计划阶段：计划设计、质量保证概述、设计开发计划书、检查要求

2)开发设计阶段3360原理图、打印布局、产品编程手册、机械原理图、编

程设备刻录文件、可编程设备源代码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、

设计审查记录表

3)产品调试阶段3360产品调试手册、产品焊接明细表、产品调试记录、产

品验证记录

4)产品维护阶段3360设计开发摘要、软件使用手册、产品使用手册

2、技术文件的技术要求和数据等必须遵守国家相关标准和规定要求。

3.技术文件由技术开发部等相关部门编制，各部门要对技术文件的准确性、

合理性负责。

三、提交技术文件

1.在产品开发的整个周期内，设计师应根据技术文档规范认真完成各文档的

编写工作，以确保技术文档的完整性。

2.在产品开发的每个阶段，设计师都必须及时提交设计文件并保存在公司的

服务器上。每当设计文件发生重大更改时，设计师都必须重新提交文件，更新服

务器上的文件，确保开发工作的可靠性。

3、设计文件的提交以starteam为准，设计师应根据提交的文件类别提交到

starteam的相应目录。

4.对于提交的文件，任何人都不能故意从服务器中删除。

四、技术文件的保管

1、各相关负责人负责技术文件的审查和批准。技术文件编制必须严格执行

编制、校对、审查三级把关制度。明确各级责任、权利、利益。

2、技术文档必须在标题栏的编号、名称、日期、设计、校对、审计、批准

等栏中签名完备，签名不完善的技术文档不能用于存档。

3.文件签名分为纸质文件签名、电子文件签名、光盘签名。其中纸质文档签

名必须用手写在纸质文档上，电子文档签名必须作为注释签署starteam，光盘

签名必须作为一个整体签署光盘封面上的标签。

4、各种存档文件确认后，签名完成后才能进行存档工作。归档文件应在公

司服务器上保留1套2套3360套以供审阅。把一套烤成光盘保管。

5.应在用于存储归档文件的光盘或其盒子上粘贴标签，标签上应显示光盘的

大致信息(如名称、编号、签名信息等)。

6.归档文件时要填写《设计项目归档资料清单》，对归档文件进行实际完整

的规范性检查，合格后才能归档。

五、技术文件贷款

1.任何职员不得个人传阅技术文件，不得非法坚持未经授权的文件。

2.如果工作需要，需要借用技术文件，请要求相关领导批准，并填写《借阅

登记表》。然后，您可以获得相应的批准，从公司服务器下载该文件并进行审阅。

3.对借来的文件不能私自印刷、传阅，不能泄露借来的文件的秘密。

4.如果有特殊情况，需要将文件转交他人或携带，必须得到相关领导的批准。

5.查阅文件后，应在相关人员监督下彻底删除贷款文件，并补充整个《借阅

文件记录表》。

六、追究责任

各部门要严格遵守上述规定，如果因不遵守上述规定而丢失或泄露公司技术

文件，公司将根据相关秘密规定受到罚款处罚和公司内部处罚，情节严重的人将

保留追究法律责任的权利。

文件管理制度2

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的

指导作用，特制订本制度。

一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公

司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口

管理。

二、公文的签收

1.凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由办公室登记签收。

2.公文的编号保管

(1)、办公室对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登

记编号、保管。

(2)、公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室进行登记编号

保管，不得个人保存。

3.公文的阅批与分转

(1)、凡正式文件均需由办公室根据文件内容和性质阅签后，由办公室分送

承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门

阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。

(2)、一般文、函、电等，分别由办公室直接分转处理。

(3)、为加速文件运转，办公室应在当天或第二天将文件送到公司领导和承

办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2

天(特殊情况例外)。

4.文件的传阅与催办

(1)、传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有密级的文件带回家、宿

舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露

内容。

(2)、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件送回办公室，阅

批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”，“拟办意

见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

(3)、文件阅完后，应送交办公室，切忌横传。

(4)、办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应

立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照公司有关规定，并

征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

文件管理制度3

1、目的与适用范围

为了确保在质量体系运行中的各个场所使用的文件是有效版本,特制定本制

度。

本制度适用于《质量手册》、《程序文件》的更改,发放和回收的管理。

2、管理要求

2.1全质办是《质量手册》、《程序文件》的归口管理部门。

2.2《质量手册》、《程序文件》在贯彻实施过程中若发现差距或不符合实

际情况时,各职能部门要以书面形式反馈全质办,全质办向管理者代表提出更改

报告,填写文件更改通知单,经管理者代表报准后进行更改、控版和回收。

2.3全质办指定专人负责《质量手册》、《程序文件》按规定范围进行发放、

更改和因收,对其使用和保管进行监控。

2.4全质办受管理者代表委托解释《质量手册》和《程序文件》的有关内容。

2.5技术科负责对《质量手册》、《程序文件》进行标准化审查。

2.6《质量手册》、《程序文件》持有者要保证其有固定的存放位置,以便在

任何情况下都能对其进行更改、回收等。

2.7《质量手册》、《程序文件》持有者要妥善保管,不得丢失,不准外借,

更

不准私自提供他人转抄或复印,若发现类似问题,应予以追究责任。

文件管理制度4

为进一步加强本公司安全生产管理工作,预防和减少安全生产事故,提高本

公司安全生产管理水平,根据本公司具体情况,特制定如下安全生产档案(以下称

安全台帐)管理制度,请遵照执行。

一、安全台帐资料记录是反映一个单位安全生产管理的情况,在安全台帐的

记录、整理和积累过程中能起到自我督促、强化安全生产管理的作用,本公司所

属生产单位均必须遵照本制度,根据安全生产管理职责范围分别建立相应的安全

台帐,安全台帐由各生产单位指定专人负责,保证资料收集的及时、准确、齐全。

二、各生产单位安全台帐分门别类,按时间顺序(以年度为界)装订成册,编写

相应的目录。

三、各生产单位安全台帐资料分为以下几大类:

1、责任书:承包合同、安全管理机构设置的文件、安全组织网络图、上下两

级签订的安全生产责任书、生产单位从业人员安全责任状、特种作业人员安全责

任状、生产单位主要负责人、副职负责人、安全负责人、技术人员、安全员、车

间主任(工区、段、队)长、班组长安全生产岗位责任制。

2、制度文件:有关部门制订和下发的制度性文件。

3、通知、通报:有关部门下发的安全生产方面的通知、通报。

4、花名册:全员花名册、安全管理人员花名册、特种作业人员花名册及相关

身份证明、安全资格证书复印件。

5、新工人(含民工和临时工)三级教育资料。

6、安全检查、安全学习、安全宣传培训教育活动情况资料。

7、机械、电气等设备管理资料(含设备保养、维修、检验、检测、使用情况

等资料)。

8、安全技术交底资料。

9、危险化学品、民用爆破器材管理台帐资料(如有则建立)。

10、安全事故应急预案、事故记录和报告资料、安全事故调查处理材料。

11、安全设备设施和劳保用品购买、发放登记台帐(附票证复印件)。

四、以上安全台帐统一采用a4纸格式,各部门可根据具体情况要求增加表

格。

五、每年年终台帐装订成册保存。

六、公司对各部门安全台帐的建立落实情况督促和监督,并定期进行检查,

检查时间为每季进行一次。

文件管理制度5

1、医院内部文件由职能科或办公室拟稿,办公室主任核稿,院长签发,办公室

同意行文。

2、上级下发的文件由院办公室收文登记,送交院长阅批,由院办室督促有关

职能科办理,所有来文均先交院办公室统一登记。

3、凡收文、发文、文电、公函等文件及外出开会、检查工作带回的文件资

料均需交院办公室登记。

4、送交各部门的文件应定期收回,对到期未退的应进行催退,院办公室定期

对所管文件清点、对帐,保证文件不遗失。

5、医院下发的各类文件、通知,各科应及时传达,妥善保管,不得遗失,传达

贯彻情况,科主任须在文件上签字。

6、院办公室对需归档的文件应根据文件的作者、内容、文种、时间等特征

组卷,并于次年三月底前向档案室移交。

7、医院下发的重要文件,各病区、科室应及时传达贯彻,病区负责人或科室

主任签字,并在规定时间上交院办公室归档备查。

文件管理制度6

为了进一步加强公文管理，规范公文审核会签工作，提高公文质量和依法行

政水平，制定本制度。

第一条文件会签制度是指制发文件时，如文件内容涉及其他科室的职能和业

务，由主办科室提出，相关科室就公文相关事宜进行讨论、协商并签署意见的工

作制度。

第二条起草下列文件时，须进行会签：

（一）文件内容涉及多部门法律法规和政策的；

（二）业务涉及其他相关科室的

（三）涉及全局性工作，需要相关科室协助的

（四）综合科室的文件涉及职能科室业务的

（五）主要领导及分管领导认为有必要会签的

第三条会签审核的内容和要求

（一）会签审核的内容

1、文件是否必要，观点是否正确、符合实际；

2、文件是否符合国家现行的方针、政策、法律、法规；与市委、市政府和

管委已经发布、仍在执行的政策、规定有无矛盾；是否符合现行财政政策和局相

关制度、规定等；

3、文件是否符合法定程序和权限；

4、文件是否规范、科学，条理是否清晰、简明扼要、合乎逻辑；遣词造句

是否符合语法、准确精炼；标点符合、

数字计量、人名地名、专业术语等是否正确、规范。主送单位、抄送单位、

密级、急缓程度，是否符合规定。

（二）会签审核的要求

1会签科室审核后，若认为符合有关法律和规定，应及时签署同意意见；若

认为有明显不当的，要提出修改意见；若认为违法法律法规和政策的，不得会签；

协商后仍不能达成一致意见的，应签署保留意见报局领导审定。

第四条局内文件会签程序

（一）需要会签的文稿，经主办科室负责人审核后，由拟稿人负责送相关科

室会签。会签科室要认真研究，及时出具会签意见，由会签科室主要负责人签署

意见、姓名和时间，并退回主办科室。

（二）会签一般在1个工作日内完成。涉及技术问题和紧急公文须按局领导

要求时限完成。确需延长会签时间的，会签科室须及时告知主办科室或公文审核

科室，会签时间不得超过3个工作日。

（三）由主办科室送分管领导审核签发。

第五条文件审核签发程序

以局名义制发的文件，由主办科室分管领导签发；分管领导如认为必要或牵

涉其他领导分管业务的，须请相关领导会签，会签一般应在1个工作日内完成，

如分管领导外出且办文较紧急，则由局长或主持工作的局领导签发。

第六条部门间联合行文的会签程序

（一）由本局主办的联合行文（编本局文号），由主办科室负责，经有关科

室会签，分管领导审签后，送有关部门会签。

（二）其他部门主办的联合行文（编外部门文号），由相关科室审核，送分

管领导会签。确须主要负责人会签的，应将会签意见报主要领导审核并会签。会

签应在2个工作日内完成。

第七条凡领导已签发的文稿，内容不得随意改动；确有改动必要的，须说明

原因并请示签发人批准。

文件管理制度7

办公室文件管理规定

第一条：文件是传达贯彻上级指示、精神，请示和答复问题，指导或商洽工

作的重要工具。

第二条：文件实行统一管理；公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。

第三条：对文件中涉及公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人

泄露。

第四条：办公室文件等级拟定为：机密文件、一般文件。机密文件打印由总

经办指定负责人打印，机密文件只印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，

阅完后由起草人收回归档。文件等级，由发文部门的主管领导根据文件内容确定。

第五条：发文的程序拟定为：拟搞、审核（文件审批表）、印发（总经办签

章、印发）、签收（收文部门）、存档。

第六条：收文的处理程序为：收文、分文、传送、归档。

第七条：各级领导对送来的文件要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件

的，两天内批复。

第八条：各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得

圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。

第九条：公司所有发文，总经办应有存档，并将文件原稿（经审核稿）连同

相关“附件”送总经办存档，有领导指示的，还应附批复件。

第十条：收文由总经办统一负责；总经办收文后，应先做好归类、登记，然

后根据文件的内容，分送相关部门/领导阅批；阅批完毕后，由总经办转发、归

档。第十一条：所有文件发放，一定要有登记、签收手续。

第十二条：如因需要，对一般文件的借阅，管理人必须让其登记并注明借阅

时间、归还时间。

第十三条：作废文稿禁止随意扔弃，须回收做妥善销毁处理。

第十四条：文稿一经签发，即为定稿，未经签发人准许，不得擅自修改。

文件管理制度8

（一）目的

为规范管理本企业的安全生产规章制度，确保符合国家相关法律法规、标准

和规范，符合本企业的特点，具有实际的指导意义，制订本制度。

（二）适用范围

本制度适用于__水泥有限公司安全生产规章制度，安全操作规程及其他安全

生产文件的编制、发布、使用、评审、修订等管理。

（三）规范性引用文件

《文件控制程序》

（四）职责

1.总经理负责组织制定、审核、签发并落实本单位安全生产规章制度和、岗

位安全操作规程和岗位生产责任制。

2.生产技术处负责实施对安全规章制度、岗位安全操作规程和岗位生产责任

制文件的编制组织、审核修订，包括与安全标准化有关的外来文件。

3.各分厂、处室在职权范围内分工负责本单位的安全生产管理制度、安全操

作规程和岗位生产责任制的编制和管理。

(五)管理要求

1.安全标准化文件的分类、编号

1.1本企业的安全标准化文件主要包括：安全生产规章制度、安全操作规程、

岗位安全生产责任制、事故应急救援预案等。

1.2安全标准化文件的受控状态

安全标准化文件分“受控”和“非受控”两种形式。“受控”文件的发放对

象为本公司与标准化运行有关的部门或个人。“受控”文件发放时其封面加盖“受

控”章，进行统一编号，并对持有者进行登记，必要时盖__水泥有限公司专用章。

“非受控”文件只进行编号和记录，可作为一次性文件提供给顾客，发出后不再

进行管理。

1.3安全标准化文件的编号规则：

1.3.1公司自行编制的安全标准化文件的编号规则：

注：

“WNXN”，是“__水泥有限公司”的代码

“WN”是，“威宁”的拼音第一个字母缩写；

“XN”，指公司名称“西南”；

“R”是指“记录”；

“AQ”，指各安全文件的编号，安全生产规章制度WNXN-AQZD，操作规程

WNXN-CZGC，安全责任制WNXN-AQZRZ等开始编，需保留文件控制的相关记录。

1.3.2国家行业地方等标准采用原编号。

2.安全标准化文件的编制

2.1生产技术处负责组织编写《安全生产管理制度汇编》，包括《应急救援

预案》《岗位安全操作规程》《岗位安全生产责任制》等文件的编写，按照安全

标准化的13个要素进行分解，各分厂、处室按照职权范围负责本部门所涉及的

安全标准化要素进行安全文件的编写。

2.2《安全生产管理制度汇编》至少包含下列内容：安全目标管理、安全生

产责任制管理、法律法规标准规范管理、安全投入管理、文件和档案管理、风险

评估和控制管理、安全教育培训管理、特种作业人员管理、设备设施安全管理、

建设项目安全“三同时”管理、生产设备设施验收管理、生产设备设施报废管理、

施工和检维修安全管理、危险物品及重大危险源管理、作业安全管理、相关方及

外用工（单位）管理、职业健康管理、劳动防护用品（具）和保健品管理、安全

检查及隐患治理、应急管理、事故管理、安全绩效评定管理等。

2.3制度内容要符合国家相关法律、法规，标准和规范，应符合本企业的实

际，不能照抄照搬。

2.4制度的编写人员应了解国家相关法律、法规，标准和规范，熟悉本企业

的组织架构和管理特点，确保合规性。制度的格式建议包括以下内容：目的、适

用范围、规范性引用文件、职责、管理要求、记录等。

2.5《岗位安全操作规程》要涵盖本企业的所有岗位（或设备），内容要基

于特定的危险源（危害因素）辨识和风险分析评价和控制。其格式建议包括以下

内容：目的、范围、主要风险及控制措施、操作规程、安全注意事项、应急处置、

附件等。

2.6应急预案的编写应符合《生产经营单位安全生产事故应急预案编制导

则》的要求，应按规定评审，并报安监部门备案。

3.安全标准化文件的会签

3.1安全标准化文件草稿编制结束后，生产技术处应将草稿发放到相关部

门，或组织相关部门、人员讨论，广泛征求各部门人员的意见。

3.2各部门人员提出的意见，生产技术处应做好记录，斟酌采纳后融入到其

中。

4.安全标准化文件的审批

4.1《安全生产管理制度汇编》由生产技术处组织编写，生产技术处负责人

审核后报请主管领导，由总经理批准。

4.2各部门负责编制的安全标准化文件由各单位自行起草，生产技术处负责

人审核后报请主管领导，公司总经理批准。

4.3安全标准化文件在发布前，审核时规定发放范围。

4.4各分厂、处室负责人负责审核部门起草的文件，报公司总经理批准。

5.安全标准化文件的发布

5.1受控文件由行政人事处根据文件的发放范围统一发放。

5.1．1公司重要安全文件、制度由行政人事处文件发放程序发放，发放途

径通过公司OA或ERP管理信息平台发放到相关部门，相关部门应及时查阅，获

取存档。

5.1．2一般的安全文件，由拟定文件部门，按文件发放程序发放，发放途

径通过公司OA或ERP管理信息平台发放到相关部门或本部门，相关部门或本部

门应及时查阅，获取存档。

5.2安全标准化文件发放应在《文件发放/回收登记表》上登记，受控文件

应记录发放号，并有文件接收人签名，保留发放记录。

5.3各分厂编制的安全生产管理制度及岗位安全操作规程应由行政人事处

发放到相关岗位，并组织培训考核，保留记录资料。

5.4安全标准化文件应以公司正式文件发布。

5.5各分厂、处室应严格按照安全标准化文件的要求执行。

6.安全标准化文件的使用

6.1文件使用人的受控文件破损严重影响使用时，应向办公室办理更换手

续，交回破损文件，补发新文件。补发新文件，分发号不变。

6.2文件使用人丢失受控文件应向行政人事处报告，说明丢失原因，经原批

准人批准后补发新文件。

6.3行政人事处保存相关《受控文件目录》。

7.安全标准化文件的评审

7.1公司每年至少组织一次对安全生产法律法规、标准规范、规章制度和操

作规程、岗位安全生产责任制的执行情况及适用情况进行全面检查和评估，并编

写评估报告。

7.2个别文件因可操作性等原因需要临时评审的，由使用单位提出，生产技

术处负责组织安全标准化文件评审，以确定是否需要修改。

7.3出现下列情况时，评审工作可以立即开展，确保安全规章制度和安全操

作规程的适用性和有效性：

7.3.1国家安全生产新的法律法规标准及其他要求在官方媒体公布或通过

文件精神下达时。

7.3.2省市等上级部门安全生产行政管理部门新下发的安全管理相关文件

通知时。

7.3.3公司新工艺新技术、新装置、新产品和新方法的投入使用时。

7.3.4当发生事故时，工艺技术材料等发生变更时。

7.3.5企业发生并购重组时。

8.安全标准化文件的修订

8.1制定文件修订的计划，并根据文件评审结果、安全检查反馈的问题、生

产安全事故案例和绩效评定结果等，对安全生产规章制度及岗位安全操作规程进

行修订，确保其有效和适用；

8.2安全标准化文件需要更改时，应有文件更改人书面说明原因及更改内

容；重大更改（如技术等）还应附有充分的理由和依据，经单位负责人签字，文

件主管部门审核后，报原文件批准人批准。原批准人发生变化或其职能发生变化

时，应报接替其职能的人员批准。

8.3安全标准化文件经修改后应注明修改状态，自0开始顺序编号，修改页

超过2/3时应换版。

8.4安全标准化文件的换版和文件的作废及销毁要进行登记。

9.安全标准化文件的管理

9.1经批准的文件应按文件的编号规则予以编号登记。文件起草部门应将文

件原稿和批文交办公室保存。以媒体形式存放文件应加密/将磁盘标识存档。

9.2需临时借阅安全标准化文件时，应经安全文件管理部门负责人批准并予

以登记，借阅者应在规定的日期时间内归还文件。文件原稿不对外借阅。

9.3文件复印和拷贝需填写申请单，由行政人事处负责人批准后执行。未经

批准任何人不得擅自打印复印和拷贝。

文件管理制度9

工程部机房上墙文件:钥匙管理制度

1、员工应牢记'安全第一'的原则,严格执行各专业制定的岗位职责,提高对

各机房钥匙管理重要性的认识。

2、工程部指定一名员工负责管理工程部所有的机房、办公用房钥匙的管理。

在特殊情况时需动用备用钥匙要经工程经理批准,用毕立即归还。

3、员工在工作中对所管辖的机房钥匙要进行妥善保管、存放,严格执行钥匙

的交接制度。

4、工程部设备机房属重点部位,员工在岗时不许私自将钥匙转借他人。

5、机房门锁不能随便更换,如门锁损坏需更换或补配钥匙时,要经过部门经

理同意,并把备用钥匙交办公室一把。

6、钥匙一旦丢失,应立即向部门报告,不允许丢失后不汇报,私自补配钥匙。

__物业管理公司工程部

x月__日

文件管理制度10

总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借

阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。

适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。

一、文件的收集

公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有

查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完

整地收集，具体内容包括：

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的

要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部）

2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特

殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部）

3、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：

行政部）

4、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收

集部门：行政部）

5、公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收集部门：

行政部）

6、公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部）

7、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部

门：行政部）

8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、

凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部）

9、公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；

10、公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流

的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部）

11、公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管

理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部）

12、公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制

等文件材料；（主要收集部门：行政部）

13、公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、

荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

（主要收集部门：行政部）

14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）

15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、

员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖

惩等文件材料；（主要收集部门：行政部）

16、公司员工档案转移的介绍信及存根；（主要收集部门：人力资源及行政

部）

17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（主要收集部门：财务部、

行政部）

18、公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议

纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（主

要收集部门：行政部）

20、公司营业执照、税务登记证等重要文件（主要收集部门：人力资源及行

政部）

21、各项目完成后专业图文的最终版本电子版，最终定稿版硫酸图、总院图

审批复稿件。（主要收集部门：晒图室）。

二、立卷归档

文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完

整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

（1）各专业都要建立健全个专业的'文件、图书等材料，由各部专业集中统

一保管。

（2）归档的文件材料必须按年度立卷，业务范围及当年工作任务，编制文

件材料的编号类别。

（3）文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集

齐全，加以整理后归档。

（4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序

排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在

后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统

的排列。

三、档案保管

1、档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存

放。

3、底图入库要认真检查，平放或卷放。

4、库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。

四、档案借阅

1、借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，

不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。

2、借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关

人员翻阅。

3、借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明

情况，办理续借手续。

4、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注

销。

5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律

不准借阅、抄录、复印。

6、底图一般不予外借。

五、档案销毁

经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员

会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

六、档案保密

1、档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。

2、不得传播、议论有关机密问题。

3、档案资料不准带到公共场所。

文件管理制度11

一、总则

1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上坚持

强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确

技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实

施有效的管理，特制订本制度。

3、适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。

二、技术文件的编制

1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案

和技术资料。

具体包括:

1)开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器

件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评

审记录表。

3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验

证记录。

4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、技术文件的技术要求和数据等必须贴合国家相关标准和规定要求。

3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确

性、合理性负责。

三、技术文件的提交

1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各

项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在

公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，

以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。

3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交

到starteam相应的目录。

4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

四、技术文件的归档

1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执

行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批

准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。

3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文

件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式

进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文

件要求一式两套:一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做

封存保管。

5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘

的大致信息，如名称、编号、签署信息等。

6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真

实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

五、技术文件的借阅

1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法坚持不具权限的文件。

2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅

登记表》，然后方可经过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。

4、如有特殊情景需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。

5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整

《借阅文件记录表》。

六、职责追究

各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技

术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重

者公司将保留追究法律职责的权利。

文件管理制度12

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车

间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。

1、文件的发放：

(1)财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义构成且在本部门管辖范围

内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施

的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。

(2)各部门需办公室安排发放文件时，务必将文件打印并复印好，由部经理

书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发

放人予以发放。

(3)任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所

有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。

代收人务必负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立

“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。

(4)需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件(包括学习材料等)，

发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相

关个人。

2、文件的更改：

(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面

的整洁美观，由原编制构成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性

或原则性的须报直属部经理签字认可)，连同编制构成部门负责人的私章送原发

放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

(2)文件发放人根据更改字数多少和繁简状况，可到现场为原件人更改，也

能够收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时务必用双线划掉原字句，

在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制构成部门负

责人的私章。

3、文件的换页：

(1)任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制构成将需修改

页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页状况(属数据性、

原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范

围予以换页。

(2)所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销

毁。

4、文件的回收、作废：

(1)因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件资料与新文

件资料重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制构成部门负责人，安排原

发放人予以回收。

(2)文件发放人在回收文件时，务必持“文件发放回收登记表”由原接收人

在登记表相关栏内签名后回交。

(3)每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、

报表等无效材料清理回收一次。

(4)所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。

5、其它规定：

(1)任何部门以公司名义构成的文件讨论稿或正式稿，务必发放到董事长兼

总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他

相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面状况系统地进行修改，确

保接口部门的相互配合。

(2)无论部门或公司发放的文件在发放前都务必在档案室存档备案。

(3)任何文件相关部门负责人接收后务必领学或传达应执行的员工，认为有

必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发

放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效

版本的混淆。

(4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只

需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员务必在“作废文件”档案栏目登记

注明，妥善保管，以便备查。

文件管理制度13

规范性文件管理办法

第一条：为提高我局规范性文件的质量，确保规范性文件的合法性，保护行

政管理相对人的合法权益，根据《行政许可法》的规定，结合本局实际，制定本

办法。

第二条：本局依法制定，涉及管理相对人权利、义务，具有普遍约束力并可

反复适用的规定、办法、细则、决定、通告等文件的起草、审查、备案、登记、

公布，适用本办法。

下列文件不适用本办法：

（一）部署工作，规范本机关、本系统内部工作的文件；

（二）会议纪要。

第三条：规范性文件资料应贴合下列规定：

（一）贴合法律、法规、规章的规定；

（二）贴合职权法定原则；

（三）与WTO原则或其他规范性文件相协调，无地方保护和行业保护的规定。

第四条：规范性文件不得创设下列事项：

（一）行政许可；

（二）行政事业性收费；

（三）行政处罚；

（四）行政强制措施；

（五）限制或者处分公民、法人或者其他组织的法定权益；

（六）法律、法规、规章规定之外的义务。

第五条：法制办负责对规范性文件进行监督和管理（包括规范性文件的制定、

审查、废止、备案、清理、汇编等）。

第六条：规范性文件原则上由业务工作机构指定专人负责起草。需报市政府

或市人大批准的规范性文件，应由业务工作机构组织起草小组进行起草。起草小

组能够吸纳有关部门的人员、有关专业人员或社会团体的代表参加。

第七条：规范性文件初稿构成后，应由负责起草的业务工作机构将以下材料

提交法制办审查：

（一）规范性文件文本；

（二）制定规范性文件的说明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；

（三）制定规范性文件的依据文本。

规范性文件资料与其他行政机关职责相关联的，还应供给与其他行政机关协

商情景的说明。

第八条：法制办应当在收到送审材料之日起7个工作日内提出审查意见。遇

特殊情景，可再延长7个工作日。

第九条：法制办按照本办法第三条、第四条的规定，对规范性文件进行审查

并按下列规定处理：

（一）贴合本办法第三条、第四条规定的，签署同意意见后转局办公室进行

文字把关；

（二）送审材料不贴合本办法第三条、第四条规定的，将送审材料退回负责

起草的业务工作机构，并书面说明理由；

（三）送审材料只存在立法技术问题的，予以修改并签署同意意见后转局办

公室进行文字把关。

第十条：凡资料涉及本办法第四条规定事项之一的规范性文件，经局办公会

议讨论决定或局长批准后，由法制办负责提交以下材料送市政府法制办公室，由

市政府法制办公室按照有关规定进行登记审查：

（一）规范性文件文本和提请审查的公函（一式两份）；

（二）制定规范性文件的说明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；

（三）制定规范性文件的依据文本；

（四）本部门法制工作机构的书面意见。

规范性文件资料与其他行政机关职责相关联的，还应供给与其他行政机关协

商情景的说明。

第十一条：凡资料不涉及本办法第四条规定事项之一的规范性文件，由主管

局领导审核经局长批准后签发，并应自发布之日起7个工作日内由法制办将下列

材料送市政府法制办公室进行备案审查：

（一）规范性文件文本和提请审查的公函（一式两份）；

（二）制定规范性文件的说明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；

（三）制定规范性文件的依据文本；

（四）本部门法制工作机构的书面意见。

负责起草规范性文件的业务工作机构应当在规范性文件发布后3日内将第

一款第（一）、（二）、（三）项材料交法制办。

第十二条：规范性文件除按本办法第九条、第十条规定交市政府法制办进行

登记审查和备案审查以外，还应在发布之日起3日内由负责起草的业务工作机构

将规范性文件文本一式五份交法制办，由法制办统一送市政府法制办、市人大、

上级质监局等部门备案。

第十三条：规范性文件应当自发布之日起30日内在本局上公开，亦可同时

采取其他方式公开。规范性文件在本局的公开程序按照本局政务公开的有关规定

执行。

第十四条：规范性文件应自发布之日起30日后施行。确因特殊情景，不立

即施行将有碍于规范性文件正确施行的，可自发布之日起施行。

第十五条：规范性文件目录由法制办按年编印发布，规范性文件按政府每届

任期汇编一本。

第十六条：对违反本办法的职责追究，按照《仪征市规范性文件制定与备案

审查办法》规定处理。

第十七条：本办法由扬州市仪征质量技术监督局法制机构负责解释。

第十八条：本办法自发布之日起施行。

文件管理制度14

为了搞好监理文件及资料的日常管理工作，使其纳入标准化、规范化，系统

化的轨道，结合本工程项目实际情况，公司制定了'施工阶段资料管理制度'期，

要求监理部按本实施细则执行：

（一）监理文件及资料按照综合文件类、图纸类，质检资料类，进度控制文

件类，计量支付类，施工原始记录类进行分合同、分类归档。

（二）综合文件类按照竣工验收文件、月报及工程总结、监理及承包合同、

变更设计文件、一般文件类归档。

1、竣工验收文件包括竣工验收鉴定书、竣工验收报告、交工验收申请、批

准文件。

2、月报及工程总结包括月形象进度报表，监理月报，年中、终及最终工程

总结报告。

3、监理及承包合同包括监理服务协议书、各合同段承包合同以及补充协议

书。

4、变更设计文件类包括变更会议纪要、工程变更设计申请表、变更令，应

分合同按顺序归档。

5、一般文件类包括业主、承包人来文，监理办下发通知、工作指令，监理

会议纪要，监理规划及实施细则以及其他文件类。业主、承包人来文按收文时间

分类归档，监理部下发通知、上报文件按成文时间单独归档；会议纪要及工作指

令分合同按时间顺序分别归档；监理规划及实施细则单独归档。

（三）图纸类包括设计及施工图纸、变更设计图纸。图纸类分合同按路线、

路基、路面、桥涵、防护、断面图、变更设计图顺序分别归档，其中变更设计图

按下发的时间顺序排列。

（四）质检资料类按试验检测报告、测量资料、现场质检资料、质量文件类

归档：

1、试验检测报告包括各种原材料试验报告、砼及砂浆配合比试验报告、砼

及砂浆强度试验报告、击实试验报告、压实度试验报告、稳定土强度试验报告、

水泥剂量试验报告、油石比试验报告、筛分试验报告、其他各种试验报告、外购

材料（产品）合格证书。试验检测报告应分类、分合同按工程单位划分分类归档。

2、测量资料类包括导线、水准复测成果表、施工测量放样单、各项工程高

程测量结果、线路测量结果、测量原始纪录。导线、水准复测成果表单独成册，

施工测量放样单、高程、线位、原始记录分合同按照工程单位划分分类归档。

3、现场质检资料包括分项开工报告、检验申请单、质检表及检测结果、质

量检验评定表、中间交工证书分合同按工程单位划分依据分项开工、检验申请、

质检表、质量检验评定表、中间交工证书顺序分类归档。

4、质量文件类包括质量事故处理报告、停工、复工令分合同分类归档。

5、试验资料类由试验专业工程师统一收集整理归档，测量资料类由测量专

业工程师统一收集整理归档，质检资料由各合同组长统一收集整理归档，质量文

件类由综合组统一收集整理归档。

（五）进度控制文件类包括总进度图（表）、计划、批准文件，分期进度图

（表）、（月、季、年）计划、批准文件，开工令，开工报告，施工组织设计，

有关进度的往来文件。分合同依时间顺序分类归档。

（六）计量支付类包括中期计量支付证书、计量支付报表、中间计量表、质

检资料、开工预付款支付证书、材料预付款支付证书、终期支付证书及附件资料，

分合同依时间先后顺序分类归档。

（七）施工原始记录类包括监理日志、天气、温度及自然灾害等记录、施工

照片集、其他各种原始记录，分合同段分类归档，其中监理日志由各监理工程师、

现场监理员填写。

（八）所有监理文件及资料除试验、测量、质检类外统一由综合组收集整理

归档。

（九）所有往来文件必须由综合组做好收发文记录。

（十）所有文件盒必须建立文件清单目录，后附备考表。

（十一）所有保存文件必须清晰，原则上保存原件。

（十二）建立文件阅办制度及登记请单。

（十三）所有文档由综合组在微机上做好文件索引并保存。

（十四）年终由综合组对本年度所有文件进行清查、登记、整理。

（十五）工程结束按业主竣工文件编制办法对监理文件进行归档、上报。

文件管理制度15

为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公

司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。

一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类

本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:

1、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、

通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。

2、经营业务类:公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、

项目方案等。

3、人事类:劳动人事档案、劳动工资档案等。

4、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。

5、音像类:公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

二、公司文件、资料归档的编制及编号

公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清晰明了、轻

重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确

定其主要类别进行编号。

1、本公司所有应归档的文件、资料,一律以韶关市新江控股资产营运管理有

限公司中的“韶新控”汉语拼音第—个字母,SXK冠以编号之首。

2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为:1行政类;2

经营业务类;3人事关类;4财务类;5音像类。

3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。

4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的

重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般

级,“AA”代表重要级,“AAA”代表机密级。

“A”一般级文档包含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、

各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。

“AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合

同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳

动合同,技术资料,财务资料等。

“AAA”机密级文档:内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营

项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。

5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为:SXJKG-类别-发布年号-归档序

号-受密级。

例如:将第—份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档,编制

及编号为:SXK-1--001-A

三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交

1、巳归档的公司文件、资料,由总经理办公室统一编号后形成《文件档案》,

并根据《文档》的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:股东会、董

事会、监事会专项《文档》由董事会秘书负责保管;人事专项《文档》由人力资

源部负责保管;财务专项《文档》由财务会计部负责保管;其它《文档》均由总经

办指定专人负责保管。

2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记册》,并按

指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。

3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档

调阅申请单》。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档,

须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档,须经控股公司总经理批

准后方可调阅。

4、公司文件、资料档案跨公司调阅,须经控股公司总经理批准后方可调阅,

并仅限于文档的查阅。

5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》,《文档移交清册》

一式三份,供移交双方、总经办留存。

四、公司文件、资料的归档保存期限

1、永久保存:本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、

公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。

公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计

报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。

2、十五年保存:根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料

各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。

3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须

五年保存的文档。

4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定

己完结且无必要保存的文档。

五、公司文件、资料档案的销毁

1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销

毁。

2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》,并经相应批准人批准后,

方可进行销毁。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可销毁。

机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可销毁。

3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。

4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各—式三份供申请部门、分

公司、控股公司留存。

六、其它

本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与本制度

不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管

理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。

本制度自签发人签字日起生效执行。