2024年4月22日发(作者：)

巧用WORD邮件合并批量导入图片制作各种证卡

摘 要 本文主要阐述了如何利用Word本身提供的邮件合并功能，批量导

入照片制作各种证卡的具体过程，并针对在合并电子文档的过程中需要注意和强

调的细节问题，做了详细的说明。

关键词 邮件合并；批量；照片；电子文档

在学校的日常管理或其它的工作场合中，经常会遇到诸如填写准考证、毕业

证、借阅证和各种各样的工作证（卡）之类的工作，这些工作如果是一份一份编

辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，那也够麻烦的；当然也可以留出空儿

来，打印完成后用手工填写，但那就显得效率太低了。总之，这些工作枯燥乏味，

且工作量大，手工操作很容易出现错误，带来许多不必要的麻烦。那么有没有什

么方法来减少重复工作，提高效率呢？答案是肯定的，我们可以使用微软公司的

Word和金山公司的WPS 2007中的“邮件合并”功能来完成。熟练掌握这一功能，

将使我们批量填写各种证件（卡）变得十分轻松。

那么，如何利用word提供的邮件合并功能，批量导入图片制作各种证卡呢？

能采用的方法有很多，大多用VFP报表功能来实现，且必须将工作表转换成DBF

格式，并将照片复制成一个个单独的图片文件，如果人数较多，用这种方法来实

现是比较困难的。这里我向大家介绍一种简单方法：用Word提供的邮件合并功

能来完成。

本文以批量制作“准考证”为例，论述了在Word 2003中如何使用“邮件合并”

功能批量导入照片制作准考证的具体过程。

1 邮件合并简介

邮件合并就是在主文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资

料，从而批量生成需要的邮件文档。邮件合并过程涉及三个文档：主文档、数据

源和合并文档。邮件合并的使用可以减少重复劳动，大大提高工作的效率。

“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，还

可以轻松地批量制作准考证、成绩单、标签、工资条、借阅证等。

2 准考证的具体实现

一般来说，把带照片的Excel数据文档作为数据源，用邮件合并功能是无法

显示照片的。那么如何用Word提供的邮件合并功能完成带照片的证（卡）的制

作呢。

学生准考证卡制作过程中，主要的问题是：如何解决指定路径下照片的邮件

合并插入问题。解决问题的关键方法：在Word中插入图片，可以用IncludePicture

域来实现。具体语法为：IncludePicture“文件名”。除此之外，照片的名称为了管

理的方便，我们一般都用其姓名作为文件名，那么使用姓名域即可解决问题。那

么怎么实现文件名的自动转换呢？方法是：把两个域嵌套起来即可。

设计思路：建立一个word文档用于制作准考证模板，再建立一个Excel文

档做数据源，用来存放考生的基本信息，包括照片的路径等信息，利用Word提

供的邮件合并功能，将“准考证”主文档与数据源进行合并，依次插入合并域和图

片域，从而批量生成带照片的准考证。

批量导入图片制作“准考证”的具体过程：

1）素材的准备

本例中的素材主要是每个考生的照片，将每个考生的照片存放在指定磁盘的

文件夹内，并对照片进行命名，为了管理的方便，最好用考生的姓名进行命名。

当然也可用考生的学号进行命名。

2）建立“准考证”模板

主文档是指邮件合并中内容固定不变的部分，如信封中的收信人地址、邮编，

还有录取通知书中的除录取的学生及专业外的那部分内容等。启动Word 2003，

根据具体情况设置好打印页面、纸张等，再根据具体的实际情况，设计出满足要

求的主文档模板。

3）建立考生信息数据库

数据源就是含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。

我们可以使用任何类型的数据源，其中包括用Word制作的表格、Microsoft

Outlook联系人列表、Excel创建的工作表、Microsoft Access创建的数据库、FoxPro

创建的DBF文件等。但我们通常采用Excel创建数据源。在用Excel制作数据源

的时候，必须注意两个方面：一是数据源中必须包含标题行，二是数据源中除字

段名外必须要有相应的数据。

启动Excel 2003，建立如图1所示的“考生信息表”。

4）添加合并域，完成邮件合并

打开建立好的“准考证”模板，与“考生信息表”进行连接后，在图1所示的表

格中的各个字段后面依次插入对应的域后，单击查看合并数据，完成文本的合并，

接着关键进行图片的合并。

方法一：将光标定位到“贴照片”的单元格中，单击“插入”菜单下的“域”命令，

打开“域”对话框，在“域名”下拉列表中选择“IncludePicture”在“域属性”下面的文

件名中输入“photo”，单击“确定”，然后选中“photo”单击“插入域”，然后选中 “照

片名”域，单击“确定”，按下Alt+F9,单击合并到新文档按钮，完成合并。

方法二：用鼠标单击预留的显示照片的位置，然后同时按下Ctrl+F9键，出

现一对{}，将光标定位在{}，然后输入{ IncludePicture “I:论文照片.jpg

“MERGEFORMAT }，然后把光标插入到“.jpg”之前，再次按下Ctrl+F9，并输入

“MergeField “姓名””后，在照片的位置显示的代码为：{ IncludePicture “I:论文

照片{MergeField”姓名”}.jpg”}。然后单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文

档”即可。完成的效果如图2所示：

邮件合并中的注意事项

（1）此命令中的“{}”符号只能通过按Ctrl+F9键获得，不能通过直接复制粘

贴或者键入来完成；

（2）“I：论文照片”表示的是图片所存放的位置，其中“”表示图片所存放

的路径，而“”表示转义字符，将常用的 “” 路径转换为特殊用途；

（3）“.jpg”表示图片的格式，此后缀也可以根据你的图片格式做相应的修改；

（4）如果新生成的文档中没有显示图片或所有的图片显示的都是一个人，

可以采用此操作进行刷新：按“Ctrl+A”全选，然后按F9键对文档进行刷新。如

果还是不能解决，只有把这个文档先保存关闭，然后再打开，按“Ctrl+A”全选，

再按F9键对文档进行再次刷新；

（5）除此之外，在输入上述信息的时候千万不能任意添加或者删除空格。

比如“{}”中默认存在半个字符的空格，另外路径表述上不能插入任何空格；

（6）最后，图片只有在应用“嵌入型”版式的时候才可以用于邮件合并。如

果选成其它版式，虽然定位方便了，但是邮件合并的时候会识别不了它。如果确

实需要灵活定位，可以采用插入一个文本框，去掉边框等属性，并在这个文本框

里插入IncludePicture域代码，调文本框的位置即可。

3 结论

邮件合并是word提供的一项功能，利用它来批量导入图片制作各种证卡，

不仅操作简单，而且还可以设置各种格式、使打印效果更好，可以满足许多不同

客户的不同需求，因此具有较大的现实意义。

参考文献

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[4]何克抗，周金岳.计算机应用基础.高等教育出版社.