2024年4月1日发(作者：)

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办公自动化　

中国人民银行江西省农村信用合作办公室　朱建　

办公自动化系统是以计算机和网络通讯技术为　

手段设计的涵盖横向、纵向多个部ｒ　的办公信息系　

统，实现机关内外办公信息的收集与处理、流动与共　

主要有：会议室管理、车辆管理、办公用品管理等。　

４．档案管理保存重要资料，以备查询。主要包　

括人事管理、文档管理、名片管理等。　

５．信息发布把需要发布的临时信息记录下来，　

可能需要通知有关人员。主要包括公告牌、电子讨论、　

单位介绍、单位报刊、公共信息、办公查询、财务查询。　

享．并提供科学化决策，使办工流程规范化、制度化．　

从而　Ｂ办公信患管理转化为知识管理。　

选择合适　平台是建立和开发系统的关键，Ｌｏ—　

ｔＬｌｓ　Ｎｏｔｅｓ是目前全球最流行的办公系统开发平台．　

它使Ｉｎｔｅｒｎｅｔ与Ｉｎｔｒａｎｅｔ无缝结台，已成了办公系统　

的事实的标准。本文将介绍网上办公系统的设计和　

开发中　一些主要问题和使用Ｌｏｔｕｓ　Ｎｏｔｅｓ开发办　

二、系统设计　

在以上各种应用中，有的通过Ｌｏｔｕｓ　Ｎｏｔｅｓ提供　

公系统的一些特殊技巧。　

的模板作一定的修改后可以满足需求，如电子讨论，　

但“工作流“的设计是该系统开发的重点和难点。下　

一

、

系统分析　

面说明“文件审批，文档流转”的设计过程。　

１梳程定义　

办公系统的各个模块相互独立，通过系统管理　

模块鞋系调用。　

办公系统可以包括很多应用，但主要分为以下　

几类。　

设计流程包括：预定义流程、自定义流程。　

预定义流程是系统管理员预先设定好的审批流　

程，包括流程名称、类型、适用部门。自定义流程是用　

户在草拟或审批文件时临时生成的审批流程。　

预定义流程和自定义流程的区别是：预定义流　

程是通过角色再确定审批人员流转，自定义流程则　

Ｉ．文档流转：这类应用需要对办公文档进行批　

阅，并附上自己意见，再传递给其他人。主要包括公　

文流转、文件审　［：等。　

直接输人审批人姓名进行流转。　

流程角色是用户在实际办公过程所起的作用，　

如有“起草“、“修改”、“签发”等。　

预定义流程就是各种流程角色任意组台。　

２．审批流程　

（１】用户起草文件，包括文件标题、类型、内窖　

２．事务安排：安排如开会、出差等工作，需要获　

得他人反馈意见和记录执行结果。主要包括会议管　

理、工作安排等。　

３．资源预定：对企业内部有限的资源，如会议室、　

办公车辆和司机、办公用品等，统筹安排和记录，情况。　

７０・中国金融电脑２００２年第４期　

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办公自动化　

等．根据审批的’青况不同要求输人　同的内容。　

（２】通过文件类型选择文件审批的预定义流　

程，系统根据用户　部门和职务获得审　｝：人姓名　

４第二阶段完善基本模块，排除错误。　

５．填写设计说明书，应包括以下内容。　

（１】开发人、时间。　

流转到审批人的待办事宜中，并通过邮件通知审批　

人，或用户口ｌ以白定义流程，直接输人宙批人姓名，　

（２）设计计划书中完成的功能，包括设计计划　

书没有说明的新增功能和不能完成的功能及原因。　

审批文件按　户白定义的流程流转，可以通过审ｉ｝：　

类型设置用户是否有权限白定义或更改审批流程。　

（３）设计要素。①表单域、操作、Ｓｃｒｉｐｔ等情　

况．②视图列、操作、公式、Ｓｃｒｉｐｔ等情况．③导航　

器按钮、Ｓｃｒｉｐｔ等’情况；④桢结构集、大纲、页面．⑤　

其他文件夹、共享域、子表单、Ｓｃｒｉｐｔ等情况。　

（４）设计模块中的各种经验、心得、创新、技术　

上的突破等。　

（５）新增加的子过程、子函数、Ｓｃｒｉｐｔ库。　

（６）设计报告由单位内部保留，作为以后修改模　

块以及后续版本设计的参考资料，一般应由设计员自　

己填写，也是考察设计员工作’情况的一个依据。　

６．按照设计计划书和设计说明书填写测试计　

划、测试模块、填写报告、编写使用操作说明书。　

７．整个模块开发完成后，应提供设计计划书、　

设计说明书、测试计划书、测试报告、操作说明书、　

（３）流程可　邮件或共享数据库方式实现。审　

批人从待办事宜、收件箱或直接从审批文哗数据库　

中获得需要审批的文件，根据审批文件的内容决　

定：①叵退给上个审批人或申请人；②提交其他人征　

询相关意见，相关人员输人意见后，返回给审批人，　

重复下述④的工作；③在权利范围内修改审理流程，　

决定以后的审批人　④按预定流程进　，如果是最后　

一

个审批人，则将文件审批结果返回给田请人。　

（４）根据审批文件的重要’生决定是否归档保　

存以及保存　时　等。　

３设计要求　

（１）申请人提交申请后，将无权修改内容，但可　

以查阅审批状态和发送催办通知，且可以对每次流　

转时是否需要通知申请人当前审批状态进行设置。　

设计原程序、编ｉｇ－后的运行程序、演示程序。　

（２）如果审批人在指定的天数后没有审批文　

件，可以在流程设置中设置①作为｛绝审ｊ｝：，回退　

给申请人；②跳过　前审批人，直接传阅给下　

批人审ｔｉｔ：；③指派其他人代其审批文件。　

（３）审批人在输人审批意见时可以设置允ｆｒ　

四、实现方法　

工作流的实现实际上就是让某些特定用户在　

某时间以相应的权限查询或处理文档。一般通过以　

下方法或混合多种方法可以实现实际办公流程。　

审　

查匍审批意见　人员，如人事任免申请等。　

（４）设置审批结束时是否需要获得通知。　

１使用隐藏公式（内容、图形、功能）：有条件地　

隐藏文本、域、图形、操作、按钮，使不同用户对内容　

有不同的读、写权限。　

三、模块设计开发过程　

１．开始设计模头时，首先应　确模块使用者的　

身份，模块应提供何种功能及权限。　

２使用读者域、作者域：通过使用表彰的读者　

域、作者域来控制用户查看、修改文档。　

３域加密：加密域，使只有拥有密钥的用户才能　

查看域并修改内容。可根据需要有选择地发布密　

钥，达到控制用户对域内容的读、写权限。　

４．控制区段：控制区段可以选择用户对区段内　

容的修改权、查看权。　

５．ＡＣＬ：存取控制列表，分为管理、设计、编者、　

作者、读者、存放者、无权限几类。　

６．角色：这是一种非常有效的控制读、写权限的　

方法，结合表单读者、作者域，各元素的隐藏属性等　

使用。　

中国金融电脑２。。２年第４期・７１　

２．填写设计计划书，包括①模块拥有的角色。　

②模块设计需要完成的要素的’隋况，包括表单、视　

图、导航器或Ｓｃｒｉｐｔ库等。③设计计划书般由项目　

负责人填写，月作安排开发员开发、设计模块的任　

务指导书。　

３照计划完成第一阶段内的功能设计，完成ｊ寸，　

应是有用户　面的已经实现了基本功能的可用的　

页面。　

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公自动化　

７群组：通过群组设定来控制不同用户群有不　

同权限。　

Ｓｅｔ　ｑ　ｙ＝Ｎｅｗ　ＯＤＢＣＱｕｅｒｙ　

Ｓｅｔｒｅｓｕｌｔ＝Ｎｅｗ　ＯＤＢＣＲｅｓｕｈＳ吼　

８．简要表：可用作交换一些变量，设定个人属性　

等。如Ｉ＿在自定义流程的开发中使用。　

９．ＬｏｔｕｓＳｃｒｉｐｔ及公式ＬｏｔｕｓＳｃｒｉｐｔ可迹行一些　

Ｉｆｃｏｒｍ．ＣｏｎｎｅｃｔＴ０（”ｖ　”）Ｔｈｅｎ、　是ＯＤＢＣ里注册好　

的数据源　

Ｓｅｔ　ｑｒｙ　Ｃｏｎｎｅｃｔｉｏｎ＝ｃｏｒｍ　

较复杂的操作，如后台操作，但只能供Ｎｏｔｅｓ用户使　

用，不能用在Ｂｒｏｗｓｅｒ用户；公式使用较简便，可用　

在Ｎｏｔｅｓ和Ｂｒｏｗｓｅｒ用户上，但不能执行一些复杂　

ＥｎｄＩｆ　

ＥｎｄＳｕｂ　

该方案缺点是效率较低，且每个工作站要设置　

ＯＤＢＣ的数据源，只能存取工作站上的数据库。　

２ＤＥＣＳ方案　

的操作，所以两者要结合使用。　

五、与外部数据库的连接　

作为一个公用信息系统，办公系统应能与以前　

使用的一些管理系统，如人事管理、财务管理、设备　

管理等的关系数据库进行数据交换，以充分利用已　

有的数据资源。　

１．ＯＤＢＣ方案　

Ｄｏｍｉｎｏ　Ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅ　Ｃｏｎｎｅｃｔｉｏｎ　Ｓｅｒｖｉｃｅｓ使　

Ｄｏｍｉｎｏ应用能同步地存取外部关系数据库。ＤＥＣＳ　

运行在Ｄｏｍｉｎｏ应用服务器上，当Ｎｏｔｅｓ和Ｗｅｂ用　

户从表单向外部数据库资源进行打开、创建、删除、　

修改操作时，ＲｅａｌＴｉｍｅ　Ａｃｔｉｖｉｔｙ截获并处理请求，存　

取外部关系数据库，客户端不需要数据库连接软　

件。具体方法是首先建立连接，再建立实时操作，然　

后运行实时操作。　

这个方案程序可以在工作站运行，且存取的数　

在Ｌｏｔｕｓ提供的ＬＳＸ模块中，有与ＯＤＢＣ相关　

的　３　个娄　－ＯＤＢＣＣｏｎｎｅｃｔｉｏｎ、ＯＤＢＣＱｕｅｒｙ、　

ＯＤＢＣＲｅｓｕｌｔＳｅｔ。ＯＤＢＣＣｏｍａｅｅｔｉｏｎ提供与外部数　

据源的连接，运用其附加属性和成员函数可以浏览　

外部数据源、断掉连接。主要的成员函数是Ｃｏｎ－　

ｎｅｃｔＴｏ和Ｄｉｓｅｏｍｌｅｃｔ。ＯＤＢＣＱｕｅｒｙ类提供的成员　

函数和属性用来俣存与外部数据源相关的ＳＱＬ语　

句，查询可以通过设置其中的Ｃｏｎｎｅｃｔｉｏｎ和ＳＱＬ属　

据库在应用服务器上。　

六、实现方案　

办公过程就是先从办公系统中抽取必要的信　

息，对这些信息进行思考或去完成某项工作，然后　

还要将个人的意见或工作完成的结果记录下来，也　

许还需要将此结果推送给其他人，即利用推拉技术　

将办公信息按个人要求进行传递。利用电子邮件系　

统对信息进行推拉处理，再结合个人日程安排和代　

办事宜处理办公事务。另外，为了方便管理，需要有　

性来建立。ＯＤＢＣＲｅｓｕｌｔＳｅｔ类提供了对外部数据源　

进行查询的功能，产生查询结果集、洲览结果集以　

及对结果集进行操咋的属性和成员函数。　

以下是通过ＯＤＢＣ将ｆｏｘｐｒｏ的数据库转化生　

成Ｎｏｔｅｓ文档的例子，可以在办公系统中使用。　

Ｓｕｂ　Ｉｎｉｔｉａｔｉｚｅ　

Ｄｉｍ　ｓｅｓｓｉｏｎ　ＡｓＮｃｗ　Ｎｏｔｃｓｓｅｓｓｉｏｎ　

Ｄｉｍ　ｄｈ　Ａｓ　Ｎｏｒｅｓｄａｔａｂａｓｅ　

Ｄｉｍ　ｄｏｅ　Ａｓ　ｎｏｔｃｓｄｏｃｕｍｅｎｔ　

系统数据库管理每个人的帐号、权限等工作，使用　

Ｌｏｔｕｓ　Ｎｏｔｅｓ开发办公系统应采用Ｂｒｏｗｅｍ／Ｓｅｒｖｅｒ技　

术实现，用户通过Ｂｒｏｗｃｒｓ和Ｎｏｔｅｓ两种方式访问　

办公系统，查看各种公文、通知邮件箱、日程安排或　

代办事宜并决定下一步工作，在发件箱可以创建个　

Ｓｅｔ　ｄｏｅ　Ｎｅｗ　ｎｏｔｅｓｄｏｃｕｍｅｎｔ（ｄｂ）　

ｄｏｃ　ｆｏｒｍ＝　ｆｏｒｕｓｅｒ＇。　

Ｄｉｍ　ｃｏｎ／１　Ａｓ　Ｎｃｗ　０ＤＢＣＣｏｎｎｅｃｔｉｏｌｌ　

人邮件或办公文档，如公文、会议安排、文档资料　

等，并能保存发送给其他人。通过ＢＢＳ可以与别人　

对各种问题进行讨论。根据部门使用层次命名，并　

可以使用中文作为Ｎｏｔｅｓ命名，英文作为Ｉｎｔｅｒｎｅｔ用　

Ｄｉｍ　ｑｒｙ　Ａｓ　ＯＤＢＣＱｕｅｒｙ　

Ｄｉｍ　ｒｅｓｕＲ　Ａｓ　ＯＤＢＣＲｅｓｕｌｔＳｅｔ　

户命名，这样内部使用中文名通讯，与外部使用英　

文，两者有机的结台，使用非常方便。　

Ｃａｒｌ　ｃｏｎｎ　Ｄｉｓｃｏｎｎｅｃｔ）　

７２・中国金融电脑２００２年筻４期