2024年5月16日发(作者：conversational)

OA办公系统管理办法

一、目的

为规范公司OA系统使用，提高工作效率，建立以OA为基础的办公管理体系，特制订

本制度。

二、适用范围

本制度适用于深圳**公司及下属各子公司。

三、管理职责

OA系统的运行中，公司各部门应各司其责、协同配合。职责如下：

1、总司行政人事部是OA系统的归口管理部门，主要负责OA规章制度制定和执行，

确定、监管OA系统管理员的权限，负责OA系统工作模块、流程设计和优化等。

2、总司信息部负责OA系统的建设、维护和服务工作，负责服务器的管理维护和日常

运作、系统的开发升级管理、数据备份、OA使用人员的培训和技术指导、系统用户注册注

销等。

3、各使用单位负责所在公司OA系统的使用监督、制度执行以及流程优化、信息发布、

档案管理等工作。

四、账号设立、注销及登录规范

1、OA账户的设立

新入职员工申请设立OA账户，由所在公司人事专员发起《入职手续办理审批流程》，

各司信息管理员收单审核通过，进行操作调整。因组织架构调整产生的部门变动或岗位变

动，人事专员须发起《人事架构（岗位职务/部门）变动审批流程》，各司信息管理员收到

单后方可进行操作调整。

2、OA账户的注销

因员工离职产生的OA账户的注销，由各司人事专员发起《离职手续办理流程》，信息

管理员收单后1个工作日内进行操作调整。

3、账户密码管理

系统新用户初次使用，必须修改原始密码，并定期更换做好保护，以防他人有意或无

意滥发信息、恶意增删资料或干扰公文运转。工作时间内如要离开办公电脑，需将电脑加

密为屏保状态；多人共用一台电脑，如暂停办公需及时注销或退出系统，以免他人介入工

作环境。

五、日常办公管理

1、协同办公信息发布渠道规范

指公司各部门人员利用OA进行公司内部（含部门内、跨部门之间、不同层级之间）

或与外部业务单位进行日常的交流和信息沟通。

（1）工作联系单

适用于工作信息的正式收发与传阅。工作联系单接收人员必须对联系单进行签收或回

复，发起人负责跟进单据中的相关事宜，当确定工作联系单交流完毕，发起人需在1个工

作日内进行“强制归档”处理，作为事项办结。

（2）留言区

适用于工作任务主题的讨论与沟通或一般性非正式的通知公告，留言沟通参与人员在

收到信息后可根据留言内容进行选择性的回复。留言信息处理完毕，发起人需在1个工作

日内对留言主题进行“结束”处理，“结束”处理后的留言信息仍可在留言区的“查询留言”

中进行查询。

（3）邮件

适用于内外部信息的沟通与交流，但主要适用于外部沟通用。

2、公共信息发文渠道

（1）集团新闻

发布内容为各公司运营动态信息、行业重大政策或新闻、内外部重大活动等信息；各

公司行政人事部门负责控制、审核和发布“新闻中心”的内容，各部门（或指定专人）根

据部门职能及时向行政人事部门提供需发布的最新信息。

①重大事务、外事活动、访问活动、上级领导来公司考察活动、公司领导重要出访活

动等信息由接待部门或指定专人提供。

②商务活动、市场动态、招商进度、合同签订等信息由市场营销部提供。

③新项目开发及其进度等信息由项目部提供。

④项目管理、工程实施等信息由工程技术部提供。

⑤公司内部重大活动等信息由活动组织部门提供。

⑥人员招聘信息及重大人事任免等信息由行政人事部提供。

⑦公司简介及企业文化理念等的调整和变动信息由行政人事部提供。

以上为总司规定的信息提供部门，需发布信息审批后转交行政人事部在下1个工作日

内按流程审批予以发布。子公司各类信息的提供部门由子公司自行确定，报子公司总经理

批准后转交行政人事部门发布。

（2）通知公告

用于行政公文、人事任命、通报表彰/批评以及各类专项事务的正式发布。由各司指定

发文窗口进行发文审批和发布。

3、发文审批流程

（1）常用审批流程

为各司各部门常用的工作事务请示、审批、签发流程。包括工作联系单、公务派车申

请流程、公司传阅文件签发、台账报表发布流程等。

（2）人力资源类流程

适用于人力资源类包括员工招聘、人事异动、休假考勤管理等需要审批签发的流程。

包括员工调岗申请审批流程，招聘需求申请审批流程，加班申请流程，假期申请流程，离

职审批流程，销假申请流程，人员晋升、任命审批流程，应聘人员审批流程、定薪调薪审

批流程等。

（3）行政类流程

适用于行政类事务处理审批签发的流程，如公务派车申请流程、用章审批流程、车辆

维修保养审批流程、档案图书借阅流程、会议纪要发布流程、公司制度签发审批流程和传

阅文件签发审批流程等。

（4）采购类流程

适用于资产类采购审批签发的流程，包括资产采购审批流程和（立项）资产采购审批

流程。

以上流程各司应根据经营管理实际，不断做好优化、调整和完善，同时纸质流程尽量

全面采用OA流程替代，实现“无纸化”办公管理。

六、系统安全与维护

1、OA服务器在工作时间内必须保持开启，建立服务器的运行日志；每日备份OA系统

数据库，并适时整理归档。

2、信息管理员应定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统

安全。

3、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等。

4、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人

用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

5、信息管理员每日检查保存OA系统数据备份文件的硬盘容量情况，适时将数据库备

份文件刻录成光盘，存入公司档案室。

6、若OA系统发生技术故障超过1个工作日，信息部应及时通知各司，文件审批可临

时采取纸质方式进行，确保工作正常开展。

七、考核及惩处机制

为确保OA的有效使用，发挥协同办公作用，公司对拥有OA账号的使用人员纳入检查

考核。

1、E-message使用考核

正常工作日，上班30分钟内必须登录，如E-message未显示在线状态，经检查发现，

扣1分/次。

以下情形不纳入考核范畴：

（1）非使用电脑办公人员或多人共用一台电脑办公的E-message账户人员、未有

E-message账户人员不纳入考核范畴；

（2）工作日出现电脑技术故障、请休假、外出公干等情形致使E-message未在线，不

纳入考核范畴。电脑技术故障以信息管理员工作记录为准，请休假以请休假审批件为准，

外出办事以外出登记表为准。

2、待办事项处理时限考核标准

工作日期间（非工作日不计入在内），当天17:50之前接收的待办事项或审批流程必

须当天阅读及处理完毕。

超时未处理，以工作日为计算单位，每超过1个工作日扣1分。

以下情形不纳入考核范畴：

（1）工作日电脑出现技术故障，不纳入考核范畴，以信息管理员工作记录为准；

（2）请休假当事人（管理人员除外）外出办事、请休假，不纳入考核范畴。外出办事

以外出登记表为准，请休假以请休假审批件为准。

3、对违反系统安全管理规定，情节严重的，按公司有关制度进行处罚。

4、所有用户，不得在OA系统上发布不健康的内容，或违反国家法律、法规以及不道

德的言论，或虚假和影响公司形象的信息。一经发现，信息管理员必须立即予以删除，并

将情况上报公司，造成不良影响的，对当事人按制度做严肃处理。

5、管理人员休假、外出办事的情形，应当做好OA工作代理或使用OA手机移动端做好

文件处理，不得拖延，影响工作正常开展的按制度处罚。

八、保密要求

1、对OA系统架构、岗位、流程及模块功能的调整，应获得公司的批准，任何人不得

随意变动。

2、绝密文件或图片影像资料，不得上传到OA系统。

3、信息的发布人应严格控制信息发布和传阅的范围，避免信息传递至非相关人员处。

4、任何人不得随意让公司外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载进行传播。

5、各OA系统用户应妥善保管好自己的登录密码，因保管不善导致公司受损的，由账

号使用人承担所有责任。

九、附则

1、自新OA采用起，旧OA停止使用，仅做过往文件、信息之查询用。

2、本制度未尽事宜按公司有关规定执行。

3、本制度自201*年6月23日起执行生效。