2024年5月1日发(作者：windows11官方镜像下载)

Management and Standardization /管理与标准化

基于工作流技术的〇

A

协同办公系统

在集团管理中的应用与实践

张好运

(中铁二十二局集团第二工程有限公司，北京100041 )

摘要：

〇

A

协同办公系统的广泛使用，能够有效地提高企业行政管理执行力和办公效率，从而降低管理成本。

通过介绍基于工作流技术的

OA

协同办公系统在集团中的应用与实践，探讨如何使集团各部门方便快捷的共

享信息、高效协作，并分析

OA

协同办公系统在管理中的优势及困难点，并通过研究哪些方式可以快速优化

审批流程，提高办公效率，从而促进集团管理工作不断地向着科学化、现代化、标准化发展，进一步提升集

团应用效果和协作能力。

关键词

：

OA

协同办公系统；工作流技术；审批

随着信息化的发展和应用，信息化建设已成为

企业提高竞争力的重要支撑，也是集团生存发展的

必然选择。办公自动化

（Office

Automation

,简称

OA

)是指将计算机技术、网络技术、通讯技术和现

代化办公结合在一起来实现的新型办公方式。

1工作流技术的应用概述

1.1工作流技术

工作流技术，是针对企业曰常工作中具有独立程

序活动而提出的一个概念。它通过将工作分解为定义

好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行这些

任务，并在过程中对其监控，以达到提高办事效率、

降低工作成本为目的。

结合我集团

OA

协同办公系统的使用，可将其内

容概括为：工作流是在基于

OA

协同办公系统之上，

通过自定义好的流程设计实现自动流转和业务审批，

以最优的方式对业务进行处理，对数据和信息进行控

制管理，从而提高办公效率，形成各部门间的信息交

流与共早。

1.2工作流在

OA

协同办公系统中的应用

OA

协同办公系统中的工作流在中铁二十二局集

团主要应用于公文应用、业务表单、信息发布、规章

制度等。结合集团曰常，使用频率较高的主要有公文

应用模块：用于实现总部与所属各单位之间的公文收

发文流转；业务表单模块：将传统线下纸质审批转移

至线上，完全实现线上审批业务。公文应用和业务表

单审批的流程化和电子化不仅提升了集团的工作效率

和工作质量，还打破了传统业务审批的限制。

2 0

A

协同办公系统的建设背景

2.1解决信息流转差和效率低的问题

集团传统的公文流转和信息沟通主要是通过纸质

文件、电话、口头传达、聊天工具等方式实现，存在

信息流转缺乏时效性的问题，甚至还会出现传达不到

位的情况。另外，各种传真电报和纸质文件不仅会产

生巨额办公费用，还会造成人力和时间的巨大浪费。

2.2解决业务流程标准化的问题

集团各部门业务审批流程复杂，申报材料繁多，

需历经众多部门，还需层层上报，且部门审批用时较

长，甚至还会跨单位，经常造成时间延误、影响事项

办理的问题，迫切需要一个统一的平台来规范管理业

务流程。

2.3解决信息传递带来的安全问题

信息安全面临的问题是困扰集团高效办公的重要

障碍，集团员工经常会通过

QQ

、微信、公用邮件等

方式传递和共享公文及部门业务，这样既无法保证信

息传递的安全性，也存在着严重的网络安全隐患。

根据集团目前现状，信息化水平普遍不高，严重

制约了集团管理水平的提升，无法较好地实现信息的

资源共享与互联互通。因此，尽快实现办公自动化已

成为集团信息化工作中最为重要且关键的一步。

3 0

A

协同办公系统的建立过程

(1 )前期准备是收集各部门的电子签名和

。一

213

管理与标准化 / M a n a g e m e n t a n d S t a n d a r d i z a t i o n

各类电子印章；二是准备各部门的公文文单、业务表

格及相对应的审批流程；三是根据各部门的业务及流

程，梳理出系统需使用的角色、环节、判断条件、处

理人和审批权限。

(2)制作实施。系统运维人员首先需根据集团

整体需求，完成系统底层的基础设置，配置各种数据

及相关接口；根据收集的公文文单和业务表格在系统

中制作出相应的业务表单，并完成相应基础设置；制

作与公文和表单相对应的流程，设定流程处理节点和

审批角色；根据业务需求设置业务发起权限、查询权

限、台账权限、文档中心权限等。

(

3

)调试测试。在完成上述工作后便可进行系

统调试工作，模拟真实的工作场景。通过使用流程中

涉及的人员账号逐步模拟业务的发起、流程审批、归

档、查询等操作，并验证内容显示是否正确、流程流

转是否正确、条件判断是否生效、操作权限是否正常、

台账显示和查询是否正常等。若未通过验证，则继续

重复验证，直至业务流转正常、满足办公需求。

(

4

)试点及正式运行。调试工作完成后进入试

点运行阶段，选取两个公司作为试点单位运行

OA

协

同办公系统，在试点期间集中收集各类使用反馈并即

时修复调整，试点工作结束后便全面进行推广工作，

组织线上线下的培训工作，批量建立公文和业务表单，

将

OA

协同办公系统切实应用到实际工作中。

(

5

)后期运维。在OA协同办公系统运行正常后，

系统的运维工作将变得尤为重要，因经常会面临系统

升级、人员调动、审批流程新增和变更等多种因素，

都需要工作人员去及时处理。同时，在日常使用中还

需对业务人员和管理员进行培训，以提高系统使用效

率。因此，系统的运维是一项长期而持续性的工作。

4

OA

协同办公系统的应用实践效果

4.1

优势

4.1.1

有效提升员工办公效率

OA

协同办公系统是基于

web

浏览器的

B

/

S

架

构，仅需使用常规浏览器就可以使用该系统，无需安

装专用的客户端，而且系统的更新工作也集中在服务

器端，减少了用户的操作。这种模式可以打破时间和

地域的限制，让员工在任何时间和地点通过这个平台

进行日常办公，极大地提高了办公效率。

4.1.2

业务审批效率明显提高

在传统业务审批中，申请者只能填写纸质表格发

起业务，审批人员需现场审批签字，这种方式不仅效

率低下，而且容易出现各种突发状况，尤其是工程单

位经常面临人员长期出差的情况。而信息化的普及改

变了这一现状，业务申请人仅需通过

OA

协同办公系

统，选择对应部门的业务表单，根据表单字段要求填

214

写数据和上传附件，最后点击提交即可，剩余的工作

将由系统进行自动化处理，甚至完全无需了解中间流

转的各个环节，在审批结束后，会收到系统审批的结

果，极大提高了审批效率。

4丄3业务数据标准，查询功能完善

传统的业务在申请时需在纸张上填写数据规范、

格式要求严格的表格，总会出现因错填、潦草、损毁，

从而导致业务作废，需重新发起的情况。通过

OA

协

同办公系统发起电子表单后，系统可以实现表单字段

自动校验，如出现必填项没有填写、字段类型填写错

误等情况，系统会报错并提示错误信息，发起人可以

快速找到问题并进行修正。同时，电子表单的使用能

更好地防止业务表单丟失的情况，还可以实现按类归

档、查询、打印等功能，提高了业务表单的综合管理

能力。

4.1.4审批流程公开可查，部门协作能力显著提高

申请人在发起业务表单以后，可随时通过代办、

已办查看流程进度以及各个环节点的审批意见，能够

对自己需要办理的业务一目了然，业务管理员也可对

该业务进行督办。此外，流程可以设置超时，在审批

时间超过需求办理时间时可以自动发出提醒功能，提

示审批人员及时处理业务，以避免遗忘重要事项，极

大方便各部门协同审批，提高了部门间的协作能力。

4.1.5构建内部资源共享平台

建立信息发布、规章制度管理、文档中心，涵盖

集团各类信息、规章制度、公文以及培训资料、常用

工具软件等，实现文档管理的自动化。通过设置分级

权限以实现各单位分级管理，并旦可以按工作需求设

置文件的查阅及访问权限，用于解决部分文件保密性

的问题，员工仅需一个账号就可以在身份权限范围内

看到需要查找的各类资料，再次体现了无纸化办公的

优势。

4.2难点

4.2.1前期流程运行不够高效

新上线的表单和对应的流程在运行中会根据实际

业务进行修改，加之前期业务人员申请业务不熟，或

计算机操作水平不高，容易出现流转错误导致流程作

废的情况，造成前期业务审批低效的问题。

4.2.2流程设计不实用

业务部门在设计表单和流程时，容易出现考虑片

面，使表单设计过于复杂、流程过长，导致实际使用

起来耗时较长，如若出现退单等情况将严重影响流程

审批效率，因此对业务部门的业务人员提出了较高的

水平。

4.2.3系统维护对软件公司依赖度高

在解决系统出现的非常规性问题，以及各业务流

程运行的过程中出现的各种情况，都需要软件公司专

业运维人员进行维护。

4.2.4信息安全要求较高

OA

协同办公系统在给工作带来便利化的同时，

也对信息安全带来了一定的挑战，伴随着可能造成的

黑客入侵、信息泄露、资源非法使用、病毒攻击等，

都将对

OA

协同办公系统的正常运行构成一定的威胁。

5 提升0

A

协同办公系统应用效果的做法

5.1加强基础运维管理工作

集团总部设立总管理员，各单位设立分级管理员，

负责维护本单位的组织、人员、角色、权限、表单管

理等。加强分级管理员和业务人员的培训工作，充分掌

握系统管理相关功能，减少对软件公司运维人员的依赖。

5.2优化审批角色设置

在

OA

系统的角色管理中分级设立集团总部、子

分公司、区域、局指角色组，各分级管理员将审批人

员配置在相应的角色中，业务表单的各审批环节均使

用角色管理审批人，能使用条件判断，减少业务人员

重复选择，以实现智能化识别处理人，减少因选择错

审批人而造成废单的情况，极大加强了流程的智能化，

提高了流程的审批效率。

5.3精简规范业务审批流程

集团总部各业务部门负责整理本部门业务流程，

根据业务类别将部分业务表单加入合规官审核节点，

规范审批流程。对于过于臃肿的流程适当精简，保证

流程审批的时效性。

5.4融合移动审批功能

当前，移动端的审批已逐渐成为主流，将企业微

信与0

A

协同办公系统打通有着非常重要的意义，也

就是实现企业微信与

OA

协同办公系统之间的数据交

互。目前已实现通过企业微信审批来自

OA

协同办公

系统的各类表单和文件，可以通过手机查看代办、已

办、待阅、已阅、信息发布等功能，企业微信的审批

极大地提高了用户对于工作流程审批的便捷性。

5.5加强业务信息的沟通与交流

业务主管部门与业务使用人员之间保持充分有效

的沟通，是提高表单运行效率的重要条件。只有业务

人员充分明白并了解业务表单的填报规则和要求以及

流程中各个审批环节，才能使表单真正流畅的运用起

来，以避免重复修改内容而造成的流程审批耗时。

5.6加强

OA

协同办公系统业务培训

OA

协同办公系统要全面发展和完善，还需加强

Management and Standardization /管理与标准化

OA

协同办公系统的使用者和业务管理员的知识技能

培训，在培训的具体过程中，要循序渐进、通俗易懂、

从知识到实操，并深入了解被培训者的技能掌握情况

和在培训过程中产生的问题，只有能够解决使用中产

生的问题，才能保证使用者可以熟练使用

OA

协同办

公系统，从根本上保证

OA

协同办公系统的正常运

转和全面发展。

5.7强化信息安全管理

OA

协同办公系统的安全性对于整个集团来说尤

为重要。首先，要建立完整的网络安全制度管理体系，

提供制度上的保障，同时采取分级管理、集中控制的

模式，建立由专人负责的安全事件检查机制；其次，

要配备完善的安全防护设备，进行边界防护和区域防

护，做好

DDOS

攻击和入侵的防控，按时查杀病毒木

马，保证系统安全运行，同时还要做好数据备份、数

据恢复等相关工作；最后，要针对

OA

办公系统中不

同的用户设置不同的权限，以此降低信息泄露的风险，

这样才能实现真正意义上网络安全。

6 0

A

协同办公系统实践效果总结及后期展望

OA

协同办公系统具有流程简化、资源共享、规

范管理、节约资源、方便快捷的特点，对集团推进公

文处理、内部事务管理、落实无纸化办公等方面产生

了积极的影响。

基于工作流技术的

OA

协同办公系统在集团的曰

常管理工作中已成为至关重要的工具软件，

OA

协同

办公系统可以使集团管理工作更加科学化、现代化、

标准化，更能够促进集团管理工作的高效和及时开展。

随着对

OA

协同办公系统的深入应用，需求会不断增

多，平台也将继续不断完善，不仅要能够提供更加个

性化、便捷化的服务，还要加大推广力度，跟进新方法、

新技术，更好地为集团办公管理提供保障和服务。

作者简介：张好运（1987-)，男，籍贯：山东梁山，

学历：本科，职称：工程师，研究方向：信息化。

参考文献：

[1] 刘丽岩.工作流技术在办公自动化系统中的应

用与研究

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.OA

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