2024年4月21日发(作者：)

企业档案工作聚焦　

所黢全石秀开　

有限责任公司档案管理改革十年进程　

哈尔滨锅炉有限责任公司张慧敏　

在政企分开的大旗展开之际，减员增效成为世　

疑补漏。其次是将电子化格局扩大，将设计、工艺部　

纪初最为时尚的热点话题。哈尔滨锅炉厂这个曾隶　

门的电子运行程序与档案部门挂接，使设计、工艺文　

属机械工业部的大型国有企业，也毫不例外地卷入　

件直接传入档案部门，减少了人工传送环节，提高了　

其中。机构改革、岗位重组、竞岗竟聘成为２０００年　

出图的效率。　

我们企业特有的一道风景线。　

随着企业订单不断增加，晒图入库量剧增，库房　

在档案管理部门，改革后的人员几乎是原有人　

空间告急，如果使用光盘存储将节省很多空间，而电　

数的一半，而工作量并没有减少，原始的手工操作大　

子管理模式是否可靠还存在很大的争议，比如，新的　

行其道，人手不足就互相串用，时间不够就加班。不　

存储介质会不会出现丢失信息的问题？原有的档案　

同业务部门的协助也自然给协助部门带来工作不协　

管理模式与新的存档方式是否有冲突？怎么办？增　

调的麻烦。长期高负荷的运转，使档案部门人员疲　

加库房是当时唯一的缓兵之计，然而，新图如虎，两　

惫不堪，部门领导不得不考虑外聘员工和分包出去　

年就吞占了新增库房８０％的空间，眼看当初的缓兵之　

部分工作量。　

计又变成了燃眉之急。　

我们又把目光投向现代化的管理模式上，电子　

常言道“穷则思变”，而我们是“疲则思变”，有人　

提出：现代化不应是原始的手工操作，应该使用电脑　

归档准确高效是显而易见的，行业竞争也是时间竞　

操作。电脑在当时的企业里是很稀有而珍贵的，很　

争、技术竞争，谁拥有新的技术能力，谁就拥有主动　

多人只知道它能代人做很多事，但还不知道该怎样　

权，档案管理也不例外。如果以设计部门为源头，将　

做，更有甚者连计算机都没摸过，电子管理在当时还　

电子文件传输、复晒、复印到电子台帐形成和归档立　

是天方夜谭。最早进入档案部门的电脑是设计部门　卷，在工序网络化管理的操作过程中，归档效率会显　

淘汰下来并由生产部门筛选后剩下的一台２８６机，　著提高，且能达到及时、准确，电子成帐规范。实现　

别小看这台今天看来是老古董的玩意，我们的电子　电子存储，同时备份一套纸质图，这样就可以减少库　

化管理就是从这里起步的。　

房存图份数。开发网络管理工程，既能有效地满足　

我们最初只会将帐页格式存进电脑，将文档数　

档案员日常管理的需求，也能满足相关职能人员的　

字敲进电子表格，但心中却已有了一个伟大的构想，　

有效利用。因此，电子档案信息的网络存储计划不　

那就是我们所做的一切都是为将来信息时代的到　能不提前实施了。　

来所必备的基础工作，就是完成网络化数字文档最　

万事开头难，电子网络建设极其复杂，软件硬件　

基本的灵魂。这一构想经过多年的筹划终于在２００５　

都要考虑，可运行起来生产状态就大不一样了。工　

年底全面展开了。　

程设计生成的大量电子文件只要入网，瞬间就变成　

首先是档案部门各工序的联网，专业程序员按　

白图流向生产车间，多重复制的光盘存放也节省了　

照档案流程设计了软件运行程序，经过调试，程序运　

空间，电子档案的存档也得心应手了。我们同时又　

行基本成熟，操作简捷方便，只要底图著录了电子图　

将多年形成积累的纸质档案分期分批进行扫描，形　

档号，其他工序在网上可直接接受，不再需要重复著　

成电子档案，再用电子模式进行保真修复，对早期的　

录，形成底图计划开图、复晒、发图、归档一条龙，既　

图文和现阶段产生的电子文档进行系统的联系，使　

节省时间，又提高准确度，同时，各工序运作又能查　

新旧同宗类型档案有序衔接，以保证管理工作的连　

１２　

《机电兵船档案）＞２ｏｌ１年第１期　

论　坛　

盛厕　

中船重工７６所张东昌　

谁　尊器　

羁　霆　蔷　

人类历史就是一部人类与灾害的抗争史。近年　

真实写照。船舶工业档案作为一种不可再生的信息　

来，全世界突发事件频频发生，给人类文明带来了巨　

资源，原则上只能归档一份保存在档案管理部门，档　

大灾难，也给档案工作带来了不可弥补的损失。灾　

案的唯一性使得档案一旦受到自然灾害或人为灾害　

害以其悲剧的方式给我们带来了诸多警醒与启示。　

的破坏，档案载体就会损坏，信息就会丢失，致使档　

面对灾难，如何做好船舶工业档案的保护工作，提高　

案的真实性、完整性和系统性无从谈起，从而改变档　

应对各种突发事件的能力，最大限度地减小突发事　

案的原貌，给国家和社会造成无法挽回的损失，同时　

件对船舶工业档案造成的损坏，成为摆在我们每一　

对船舶工业的科研生产等活动产生重大影响。　

个档案工作者面前的重要课题。　

２．突发事件对档案安全的影响　

一

、

建立与完善船舶工业档案工作突发事件应　

突发事件对档案安全影响主要分为两类：一是　

对机制的意义　

自然灾害对档案的影响，它包括地震、海啸、台风、水　

１．建立与完善船舶工业档案工作突发事件应对　

灾、火灾等自然现象引起的；二是人为灾害，包括战　

机制是由船舶档案性质决定的　争、恐怖活动、蓄意犯罪、责任事故等。当今世界，人　

船舶工业档案是船舶工业系统企、事业单位在　类危机无处不在，涉及到社会的各个领域。例如：　

科学技术研究、生产、经营、基本建设等各项社会活　

２００９年３月３日，德国科隆的城市档案馆突然坍塌，　

动中直接形成的，具有永久保存价值的各种文字、图　

造成９人失踪，馆内珍藏的马克思、恩格斯手稿以及　

表、声像等不同形式的历史记录。是国家档案信息　

６５０００宗各类档案不同程度的遭到破坏。２００８年５　

资源的重要组成部分。记载了船舶工业诞生、成长、　

月ｌ２日四川汶川发生里氏８．０级大地震，瞬间山崩　

发展、壮大历程，是数百年来船舶人为之奋斗不息的　

地裂，房屋倒塌，山河移位，满目疮痍。受灾地区档　

续性。多年形成的档案转化成电子模式，工作量很　为确保档案的信息安全，档案室必须保存一份　

大，可这种投入是很有价值的，它的价值在于能及时　纸质档案。多年的经验告诉我们，蓝图经历了几十　

准确地服务于生产，服务于售后服务，及时准确地汇　

年的考验，在稳定的条件下它的图文信息保存还是　

集领导决策所必需的有效数据，它不但是企业的过　

比较好的，现在换成白图，这种打印的图文能否稳　

去，也是企业的未来。做好这项工作是每一位档案　

定？而在操作过程中我们真的发现了问题，打印文　

员都要承担的历史责任。　字与白纸不能完全粘合，经部门领导多次调研探讨，　

电子档案的优势是显而易见的，但有一利必有　

认定与纸张的成分有关，经过换纸重新打印，效果非　

一

弊，电子档案方便快捷，存储载体小巧，一旦发生　

常好，不论是折、压、磨，图文都完好如初。　

泄密事件，损失惊人。随着我国法制建设的不断完　

“莫道天涯海角远，但肯挥鞭有到时”，我公司档　

善，涉密档案管理己进入法制化轨道，涉密档案的管　

案管理改革的十年是不平常的十年，这十年充满了　

理与控制是每个档案工作者神圣的职责。特别是大　

档案人的苦与乐，孕育了信息化管理的成功之路。　

型国有企业运行中产生的涉密科技电子档案，必须　

电子档案管理还有待于我们去进一步发掘和探索，　

有固定的管理人员、固定的电子使用设备和固定的　

还有待于我们用新的目光去开拓和创新，我们档案　

库房管理。在涉密文件接收时，必须严格检查有关　

人将以自己独特的方式书写对民族产业的忠诚。　

项目，办理移交手续，不许网上传递。　

（责任编辑　潘欣）　

＿巍壤兵弗辐　２嬲　ｊｌ　１期　

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翳　糍　一　臻　蟹　舔