2023年7月19日发(作者：)

一、电子档案规范存储结构

经电子公文系统、行政审批系统、业务管理系统和数据统计系统等各类办公自动化系统形成并归档保存的文书、科技、专业等类电子档案电子档案规范存储结构如下图所示。

图1 电子档案规范存储结构

（1）移交接收信息.XML文件应采用文件级档号为要素为其命名，例如：命名规则为“移交接收信息”+“电子档案文件级档号”，则其计算机文件名为：移交接收信息X036-WS。·

（2）数据文件夹N内存储移交接收的一件电子档案及其组件、元数据、业务办理过程信息等，N为电子档案移交数据包内移交电子档案流水号，其命名规则为“数据文件夹”+“移交电子档案流水号”。 （3）电子档案组件N为移交电子档案的组件，应以电子档案文件级档号为要素编制命名规则，例如，采用“电子档案文件级档号”+“D”+“电子档案组件流水号”为电子档案组件命名，则第1个电子档案组件的计算机文件名为：X036-WS。·

（4）元数据.XML为电子档案的元数据，应以电子档案文件级档号为要素编制命名规则，例如，采用“元数据”+“电子档案文件级档号”为元数据命名，则元数据的计算机文件名为：元数据X036-WS。·

（5）业务办理过程信息N.后缀名，其中，N为业务办理过程信息流水号。应以电子档案文件级档号为要素编制命名规则，例如，采用“业务办理过程信息”+“业务办理过程信息流水号”+“-”+“电子档案文件级档号”，则某业务办理过程信息的计算机文件名为：业务办理过程信息01-X036-WS。·

声像类电子档案的存储结构如下图所示。

：

说明文件夹

数字档案或数据文件夹

著录文件夹

其他文件夹

图2 声像类档案的规范存储结构

（1）说明文件夹。首次离线备份以及历次介质转换分别形成一个说明文件，存储于该文件夹内。说明文件用于描述备份介质存储的主要内容、属性及相关技术参数，记录介质的管理历史。说明文件名称由首次离线备份或介质转换日期、“说明文件”两部分构成，格式为txt，如“说明文件.txt”。

介质编号：记录介质的编号。

介质套别：说明介质的套别代码。

备份时间：数字档案或数据的首次离线备份或介质转换日期，以8位阿拉伯数字表示，如2010年12月23日，表示为。

转换审批：转换是指将备份对象由源介质向目的介质转换的过程。说明转换审批情况，记录编号等信息。

转换次数：指第几次转换。

转换原因：介质转换的原因，如光盘错误达到二级预警线、纠正目录数据的录入或著录错误等。

内容摘要：该介质备份的数字档案或数据文件夹的主要内容摘要，包括存储路径、类型、格式、大小、数量等信息。

备份单位：实施数据离线备份并制作备份介质的单位的名称。

备 份 人：备份介质制作人姓名。

系统参数：制作备份介质的软硬件设备、主要参数等。如完成光盘备份的计算机型号、操作系统，制作备份光盘的刻录机型号、刻录软件、刻录速度。

介质参数：介质品牌、类型、容量、速度以及介质批次、采购日期等。

制作标准：制作介质采用的文件系统标准名称，如光盘的ISO 9660/Joliet、硬磁盘的FAT32等。

数据检验：本份备份介质备份对象的真实性、可靠性、有效性检验结果。包括数据复制路径是否可靠有效、是否可读、是否有病毒等。

检 验 人：对上述各项操作进行验证的检验人姓名。

关联光盘：记录与本张光盘备份内容密切相关的光盘编号。

（2）数字档案或数据文件夹。该文件夹存放需备份的声像类档案数据。文件夹下可按档号或其它分类方法分级建立子文件夹，以分类集中存放声像类档案数据。

（3）著录文件夹。该文件夹存放声像档案目录数据库。

（4）其它文件夹。该文件夹存放帮助阅读数字档案或数据文件夹下数字档案的支持性、辅助性软件，如解压缩程序,非通用格式电子文件的播放、显示软件等。

二、电子档案载体（光盘）标注内容载体标识：全宗号—年度—载体顺序号。

载体盒标注：全宗号、年度、载体顺序号、全宗名称、电子档案类别、文件数量、数据量、制作日期等。

1. 全宗号是江西省档案馆分配给立档单位的编号；

2. 年度是移交电子档案的年度；

3. 载体顺序号是电子档案载体排列的顺序号，由阿拉伯数字组成；

4. 全宗名称是移交单位的全称或者规范化简称；

5. 电子档案数量是光盘内电子档案的数量；

6. 移交电子档案起止年度是电子档案光盘内电子档案的起止年度；

7. 电子档案类别（代码）可以设置成:文书（WS）、专业（ZY）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）等；

8. 数据量是载体内档案数据存储总量；

9. 刻录日期是将电子档案拷贝至载体的日期，格式为年月日，如2014年2月8日即写为。

载体标示示例：

X078-2014-015

载体盒标注示例

X078-2014-015

全宗名称：江西省**厅

移交电子档案数量

（传统） 卷 件

（简化） 件

2001~2006 移交电子档案起止年度

电子档案类别代码:WS 数据量：3.5G

密级：无 刻录日期：

归档人员：（归档人员签名） 三、电子档案检测标准

1.目录数据和元数据准确性检测

2.目录数据和电子档案内容关联准确性检测

3.电子档案内容准确性检测

4.移交数据包的准确性检测

5.电子档案封装包准确性检测

检测电子档案目录数据和元数据是否符合档案著录规则要求，包括数据类型、长度、格式、值域等方面，是否包含特殊字符，档号规范性，以及著录是否合理、重复等。

检测电子档案内容数据与目录数据是否关联，检测目录数据和元数据中对于电子档案内容数据的记录是否一致。

检测电子档案内容数据的电子属性是否与元数据记录的一致；检测包含数字签名和电子印章的电子档案内容数据的有效性；检测电子档案内容数据是否重复。

检测电子档案移交数据包的信息组织结构和内容是否符合移交要求。

检测电子档案封装包及其元数据是否符合《文书类电子文件元数据方案》（DA/T

46-2009）和《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009）要求，检测电子档案封装包的有效性。

检测电子档案数量与移交单上登记的数量/数据量是否相符；检测电子档案目录数据中记录的数量/数据量与对应的电子档案内容数量是否相符。

按照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T

46-2009）检测档案目录数据和元数据是否填写齐全，具有连续编号的目录数据和元数据（档号、文号、页号等）是否有漏号现象，反映重要问题的电子档案是否包括主要修改过程和办理情况记录等。

检测电子档案是否有对应的内容数据，内容数据、附件数据是否齐全完整。

根据《文书类电子文件元数据方案》(DA/T

46-2009)和《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T 48-2009)检测电子档案封装包的必填元数据项目是否完整。

准

确

性

检

测

1.电子档案数据总量检测

完

整

性

检

测

2.目录数据和元数据完整性检测

3.电子档案内容完整性检测

4.电子档案封装包完整性检测

可

用

性

检

测

1.目录数据和元数据可用性检测

2.电子档案内容可用性检测

3.电子档案存储载体的可读性检测

1.目录数据和元数据安全性检测

2.电子档案病毒检测

3.软件系统安全性检测

安

全

性

检

测

检测电子档案目录数据和元数据是否可以被正常访问。

检测电子档案内容数据是否可以被正常打开和浏览，内容数据格式是否符合要求；数字化加工之后的内容数据相关指标是否符合移交接收和长期保存的规定要求。

对载体中存储的数据进行可读性检测，确保电子档案数据能够被完整的读取。

检测目录数据和元数据中的密级和控制标识是否规范，确保电子档案利用安全。

检测电子档案是否感染木马或病毒，确保电子档案管理和利用安全。

检测系统是否具有隐含的安全漏洞，防止电子档案被非法删除、更改等。